Klient
Sumin to polska firma rodzinna założona w 1990 roku. Zaopatruje hurtownie, sklepy i centra ogrodnicze w środki ochrony roślin, nawozy, produkty biobójcze oraz higienę sanitarną. Produkty pochodzą z własnej linii produkcyjnej. Sumin jest również dystrybutorem produktów ogrodniczych innych marek krajowych oraz zagranicznych. Od 2008 roku posiada system Comarch ERP XL rozszerzony o aplikację mobilną Mobile Sprzedaż, platformę sprzedaży on-line B2B oraz pakiet rozwiązań WMS Zarządzanie i WMS Magazynier.
System Comarch ERP XL wraz z dodatkowymi aplikacjami tworzy nowoczesny system ERP 4.0. który kompleksowo obsługuje procesy księgowe, produkcyjne, magazynowe oraz sprzedażowe.
Integracja wszystkich obszarów funkcjonowania firmy w jednym miejscu tworzy ogromną bazę wiedzy o firmie. Kolejnym etapem rozwoju systemu ERP było rozbudowanie narzędzi Business Intelligence .
Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem dedykowanego rozwiązania Business Intelligence
Dzięki modułowi Comarch Business Intelligence w systemie ERP XL kadra kierownicza ma do dyspozycji rozbudowane narzędzie analityczne. Narzędzie to przekształca zebrane przez system dane w realną wiedzę na temat różnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Moduł Business Intelligence dostarcza praktycznie nieograniczoną liczbę raportów analitycznych w obszarach logistyki, płatności, wyników operacyjnych, księgowości, produkcji, CRM, reklamacji, wizyt i transportu, HR oraz umów (są to tak zwane kostki analityczne).
Dla firmy Sumin kluczowe raporty obejmują dane związane z transakcjami sprzedaży, transakcjami zamówień oraz zakupów, informacje na temat stanów i ruchów magazynowych oraz dane na temat przychodów i kosztów w rozbiciu na dowolne kategorie. Moduł Comarch Business Intelligence spełnia potrzeby zarządu firmy w zakresie analizy biznesowej. Z drugiej strony narzędzie to, z uwagi bardzo rozbudowaną analitykę oraz dużą liczbę wbudowanych miar i wymiarów, jest dość skomplikowane w codziennej obsłudze. Przygotowanie raportów posiadających realną wartość analityczną wymaga bardzo dużego doświadczenia analitycznego oraz przekrojowej znajomości procesów firmy. Bardzo łatwo wygenerować raport, który z uwagi na ogromną ilość danych nie będzie mieć realnej wartości analitycznej i wprowadzi czytelnika w błąd. W konsekwencji, pełny dostęp do raportowania został ograniczony wyłącznie do członków Zarządu firmy.
Problemem było również wolne przeliczanie raportów. Ponieważ system każdego roku rejestruje około 100 tys. transakcji, codzienne przeliczanie raportów zajmuje kilka godzin i znacznie obciąża infrastrukturę serwerową. Moduł analiz Business Intelligence w Comarch ERP XL oparty o technologię OLAP to efektywne narzędzie do przeprowadzania złożonych analiz biznesowych. Wymaga jednak dużej wiedzy z zakresu metodyki analitycznej oraz struktury zaimplementowanych miar i wymiarów w dostępnych obszarach analitycznych. Sumin potrzebował prostego i wydajnego systemu raportowania, dostępnego dla pracowników pionu marketingu i sprzedaży. Raporty powinny być treściwe, zrozumiałe i łatwo dostępne.
Wdrożenie Comarch BI Point
Biorąc pod uwagę powyższe potrzeby oraz dobre doświadczenie w pracy z narzędziami BI opartymi na technologii OLAP, Zarząd firmy Sumin podjął decyzję o rozpoczęciu prac nad dedykowanym systemem raportowania biznesowego przeznaczonego dla pionów marketingu i sprzedaży. Głównym celem było aby system raportowania udostępniał prosty model danych i interfejs użytkownika. Konsultanci RMS System po przeanalizowaniu potrzeb poszczególnych użytkowników systemu ERP XL oraz oczekiwań Zarządu przygotowali rozwiązanie optymalizujące proces generowania raportów. W tym celu wykorzystali funkcjonalność używanego modułu Analysis Services oraz modułu Comarch BI Point, który dostarczył nowoczesny interfejs użytkownika. W konsekwencji, stworzyli narzędzie przyjazne dla użytkowników, którego obsługa jest intuicyjna.
Wykorzystując funkcjonalność definiowania modeli danych w oparciu o zapytania SQL oraz usługę Analysis Services systemu MS SQL Server (OLAP) RMS System zaprojektował dopasowaną do wymagań hurtownię danych. Przygotował również dedykowane procedury ETL do zasilania hurtowni oraz procesowania bazy Analysis Services. Konsultanci RMS System stworzyli autorskie kostki analityczne. Projekt uwzględniał specyficzne potrzeby poszczególnych pracowników firmy Sumin oraz wdrożonych procesów biznesowych funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Model danych został uproszczony. Ograniczono liczbę wymiarów ze 100 do 15 istotnych, które charakteryzują procesy marketingowe i sprzedażowe w Firmie, tak aby pracownicy nie gubili się w niezliczonej liczbie parametrów raportu. Dostępne dane zostały spersonalizowane tak, aby każdy pracownik miał dostęp tylko do tych danych których realnie potrzebuje w codziennej pracy. Jako interfejs użytkownika wykorzystano standardową funkcjonalność aplikacji BI Point, dzięki której raporty są dostępne z poziomu przeglądarki internetowej w Intranecie firmowym.
Korzyści z wdrożenia Business Intelligence
Zaprojektowanie i wdrożenie rozwiązania Business Inteligencje zajęło 2 miesiące. Sumin otrzymał sprawne oraz intuicyjne narzędzie analityczne które wspiera działania sprzedażowe oraz marketingowe firmy. Pracownicy posiadają pełny dostęp do modelu danych, dzięki czemu mają możliwość przygotowania własnych analiz biznesowych. Dodatkowo wybrane raporty są dostępne w subskrypcjach wysyłanych cyklicznie. Czas przetwarzania raportów zajmuje mniej niż 10 minut, podczas gdy w pełnej wersji BI proces ten zajmował około 10 godzin. Dane w hurtowni można aktualizować na żądanie nawet kilka razy dziennie. Oznacza to, pracownicy firmy Sumin zawsze mają dostęp do raportów zawierających aktualne dane.