Co to jest faktoring?
W ostatnich latach coraz więcej firm korzysta z faktoringu. Czym wobec tego jest faktoring i z jakimi problemami ewidencyjnymi mogą borykać się przedsiębiorstwa, które się na niego zdecydowały? Jak prawidłowo zarejestrować faktoring w systemie ERP?
Faktoring jest usługą finansową, która polega na wykupie przez firmę faktoringową od przedsiębiorstwa nieprzeterminowanych należności wynikających z faktur sprzedaży.
Obecnie większość transakcji sprzedaży opiera się o tzw. kredyt kupiecki. Jest to powszechna praktyka i polega na zastosowaniu wobec kontrahentów odroczonego terminu płatności. W rzeczywistości przedsiębiorca, który dziś sprzedał towary lub usługi, otrzymuje za nie zapłatę o wiele później. Zdarza się, że wpłata trafia na jego konto po 30, 60, 90 a nawet 120 dniach. Chcąc utrzymać dobre relacje biznesowe z klientami, firmy ryzykują utratę płynności finansowej. Z pomocą przychodzą firmy faktoringowe. Przedsiębiorcy decydują się skorzystać z ich usług aby uniknąć zatorów płatniczych. W zamian za określony procent swojego zysku z faktury, otrzymują terminową wpłatę ze strony firmy faktoringowej. Jak w takim razie prawidłowo zaksięgować faktoring w systemie ERP XL?
Wyzwania dla księgowości związane z faktoringiem
Firma która zdecyduje się na takie rozwiązanie musi wziąć pod uwagę, że każda sprzedaż należności to dodatkowe zdarzenie gospodarcze, które wymaga właściwego zarejestrowania w systemie księgowym. W przeciwnym razie w krótkim czasie firma może stracić kontrolę nad swoimi należnościami, co może się przyczynić do pogorszenia płynności finansowej.
Istotą prawidłowego rozliczania faktoringu jest odróżnienie wpłat od faktora od regulowania zobowiązań przez kontrahentów. Wykup należności przez firmę faktoringową nigdy nie powinien powodować zmniejszenia należności od kontrahenta. Częściowy przelew od faktora nie jest równoznaczny z częściowym uregulowaniem przez kupującego zobowiązania z tytułu faktury.
Rejestracja faktoringu w systemie ERP XL
Standardowa funkcjonalność systemów ERP nie przewiduje obsługi faktoringu. Wychodząc naprzeciw potrzebom swoich klientów, zespół wdrożeniowy RMS System opracował proces rejestracji faktoringu w Comarch ERP XL.
Dzięki odpowiednio zdefiniowanym notom memoriałowym w łatwy sposób można zarejestrować, rozliczyć i zaksięgować sprzedaż należności, gwarantując rzetelne informacje finansowe. Bez problemów można także rozliczyć prowizje i odsetki z tytułu sprzedaży poszczególnych faktur. Firmy, które zdecydują się na takie rozwiązanie, zyskają dostęp do bieżących stanów należności od kontrahentów oraz salda rozliczeń z faktorem. Korzystając z opracowanego przez RMS System procesu nie muszą martwić się o zniekształcony obraz swojego przedsiębiorstwa. Bez dodatkowych analiz mogą prowadzić procesy windykacji, potwierdzać salda ze swoimi kontrahentami oraz generować raporty finansowe (na przykład wiekowanie należności). Dodatkowo dzięki specjalnie opracowanemu raportowi faktoringu będą mogli weryfikować aktualny status rozliczenia z klientem z uwzględnieniem statusu wpłat od faktora.
Inwestycja w takie rozwiązanie pozwoli w przyszłości uniknąć błędów interpretacyjnych i zaoszczędzić wiele czasu, który trzeba by było poświęcić na „ręczne” analizowanie statusu nierozliczonych należności.