Ready Made Systems

Elektroniczny obieg dokumentów z usługą optycznego rozpoznawania tekstu OCR

Klient

EKO-PŁYTA to polska firma rodzinna działająca na rynku od 1995 roku. Jest to firma produkcyjna oferująca produkty dla przemysłu meblarskiego. Przedsiębiorstwo prężnie rozwija się  zdobywając liczne nagrody i wyróżnienia branżowe.

Digitalizacja wszystkich obszarów działania firmy stanowi priorytet dla Zarządu. W 2012 roku wdrożono system Comarch ERP XL, co stanowiło bazę do dalszej informatyzacji firmy. Praca fabryki jest zorganizowana zgodnie z ideą Produkcji 4.0. Oznacza to, że systemem ERP jest zintegrowany z maszynami produkcyjnymi i innymi aplikacjami wspierającymi procesy składania zamówień oraz procesy produkcyjne.

 

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem Comarch DMS

W związku z dynamicznym rozwojem firmy Zarząd EKO-PŁYTA podjął decyzję o informatyzacji kolejnego obszaru przedsiębiorstwa. Firma przestrzega ściśle określonej ścieżki akceptacji faktur kosztowych, co w związku z rosnąca liczbą dokumentów pochłaniało coraz więcej czasu. Nieobecność w biurze jednej z osób zaangażowanych w proces obiegu dokumentów powodowała opóźnienia, a spiętrzone zaległe dokumenty generowały zator w dziale administracyjnym. Istotne było wyeliminowanie sytuacji, w której dokumenty są zbyt długo przetrzymywane przez pracowników, i w konsekwencji zostają zbyt późno przekazane do działu finansowego. Przesłanki te skłoniły kierownictwo firmy do podjęcia decyzji o całkowitej digitalizacji przechowywania i obiegu dokumentów w firmie.

 

Wdrożenie Comarch DMS z wykorzystaniem usługi OCR

Konsultanci RMS System przeanalizowali procesy obiegu dokumentów w firmie EKO-PŁYTA i zamodelowali obieg dokumentów w aplikacji Comarch DMS, która stanowi rozszerzenie Comarch ERP. Oba systemy pracując na jednej bazie danych wykorzystują te same słowniki danych. Dzięki temu generowanie przeprocesowanych dokumentów z DMS do ERP daje gwarancje spójności danych bez duplikowania i ręcznego przepisywania informacji.

W Comarch DMS odwzorowano ścieżkę obiegu dokumentów. Wszystkie faktury kosztowe są skanowane i zapisywane we folderze umieszczonym na dysku sieciowym. Zeskanowane dokumenty są pobierane z folderu, przetwarzane przez algorytmy OCR (automatycznego rozpoznawania testu) i automatycznie wprowadzane do obiegu w aplikacji DMS. Algorytm uzupełnia dane kontrahenta (na podstawie weryfikacji NIP), numer dokumentu, datę wystawienia faktury, datę zakupu oraz datę płatności, a także kwotę netto.

Aplikacja sprawdza czy dany dokument już istnieje w systemie.  Jeśli wykryje duplikat, ostrzega przed dwukrotnym wprowadzeniem tej samej faktury. Następnie faktura jest przekazywana do odpowiedniego pracownika w celu opisu merytorycznego, skąd trafia do Zarządu. Po akceptacji dokument zostaje przekazany do działu finansowego, gdzie jest opisywany analitycznie, a następnie z poziomu aplikacji Comarch DMS, za pomocą jednego przycisku, zostaje automatycznie wygenerowany do systemu Comarch ERP XL dokument kosztowy, przypisany do odpowiedniego rejestru VAT.

 

Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

Wdrożenie aplikacji Comarch DMS uporządkowało i usprawniło procesy związane z obiegiem dokumentów kosztowych w firmie EKO-PŁYTA. Każda zainteresowana osoba może łatwo sprawdzić na jakim etapie znajduje się wybrany dokument. Na każdym kroku obiegu dokumentu wyznaczone osoby otrzymują mailowe powiadomienia o konieczności wykonania akcji. Po kliknięciu w link znajdujący się w powiadomieniu pracownik zostaje przekierowany do aplikacji DMS bezpośrednio do danego kroku.

Wykorzystanie usługi OCR pozwoliło na znaczne przyśpieszenie wprowadzania dokumentów do systemu oraz ograniczyło liczbę potencjalnych błędów.

Ciągłość procesu nie zależy już od obecności wszystkich pracowników biurze. Akceptowanie dokumentów jest możliwe w trybie zdalnym przy wykorzystaniu urządzenia mobilnego z przeglądarką www lub smartfona z aplikacją iOS lub Android.