Wdrożenie systemu ERP to duże przedsięwzięcie dla każdej firmy, bez względu na jej wielkość czy profil działalności. Jest to projekt, który w krótkiej perspektywie zaangażuje zasoby przedsiębiorstwa. Konieczne będą nakłady finansowe na zakup licencji, modernizacji infrastruktury IT oraz prace wdrożeniowe. Zaangażowani zostaną również pracownicy, którzy oprócz wykonywania codziennych operacji biznesowych, będą poświęcać czas na zadania związane z wdrożeniem systemu, takimi jak weryfikacja i testowanie oprogramowania. W średniej oraz długiej perspektywie wdrożenie systemu ERP przyczyni się do podniesienia efektywności firmy, a co za tym idzie do podniesienia jej rentowności. Wdrożenie systemu ERP trzeba więc potraktować jako projekt inwestycyjny, jako zmianę, która umożliwi rozwój biznesu. Aby w pełni wykorzystać potencjał jaki niesie za sobą ta zmiana, warto dobrze się do niej przygotować. O czym należy pamiętać aby przygotować firmę do wdrożenia systemu ERP?
Identyfikacja celów biznesowych
Pierwszą rzeczą od której należy rozpocząć przygotowanie do wdrożenia systemu ERP jest zdiagnozowanie obecnej sytuacji przedsiębiorstwa. Które obszary są kluczowe dla firmy? Jakie procesy biznesowe są realizowane? Które procesy są nieefektywne? Gdzie znajdują się tak zwane wąskie gardła? Jakie wyzwania stoją przed firmą?
Następnie należy określić cele biznesowe. Dlaczego chcesz wdrożyć system ERP? W jaki sposób jego działanie ma podnieść efektywność firmy? Czy chcesz zoptymalizować jeden z kluczowych procesów, czy może chcesz poprawić przepływ informacji w całej organizacji?
Wybór systemu ERP
Gdy już znamy cele wdrożenia systemu ERP możemy zastanowić się nad wyborem konkretnego oprogramowania. System ERP powinien pomóc naszej firmie w zrealizowaniu celów biznesowych, musimy więc sprawdzić czy jego funkcjonalności odpowiadają naszym potrzebom. A ponieważ system ERP pozostanie z firmą na długie lata, warto również sprawdzić czy system będzie rozwijać się razem z firmą. Należy więc zwrócić uwagę na kompleksowość oferty producenta oprogramowania. Czy oferuje różnorodne narzędzia usprawniające pracę, na przykład aplikacje mobilne, platformy sprzedaży on-line, rozwiązania z obszaru Business Inteligencie czy Internetu Rzeczy.
Wybór firmy wdrożeniowej
Firma która wdroży system ERP stanie się ważnym partnerem dla firmy na długie lata. Ważne jest aby firma wdrożeniowa posiadała nie tylko wiedzą techniczną z zakresu rozwiązań IT, ale przede wszystkim doświadczenie w modelowaniu i optymalizacji procesów biznesowych. Zadaniem konsultanta prowadzącego wdrożenie systemu ERP jest uporządkowanie procesów zachodzących w firmie, dlatego ważne jest aby była to osoba która posiada rozległą wiedzę z zakresu rachunkowości zarządczej, księgowości, zarządzania sprzedażą, zakupami, produkcją, serwisem oraz projektami. Warto zatem sprawdzić, jakie projekty firma wdrożeniowa zrealizowała do tej pory oraz poprosić o rozmowy referencyjne z dotychczasowymi klientami.
Zaangażowanie organizacji we wdrożenie systemu ERP
Efektywne wdrożenie systemu ERP wymaga ścisłej współpracy z firmą wdrożeniową. Aby system spełnił pokładane w nim oczekiwania, niezbędne jest zaangażowanie i wsparcie nie tylko zarządu firmy, ale również pracowników na każdym szczeblu struktury organizacyjnej.
Użytkownikami systemu ERP będą przede wszystkim pracownicy, dlatego też należy ich zachęcić do aktywnego udziału we wdrożeniu. Wiedza i doświadczenie każdego z nich może przyczynić się do sukcesu wdrożenia, więc warto przeprowadzić konsultacje w każdym dziale firmy. Pracownicy powinni widzieć w systemie narzędzie które ułatwi im wykonywanie codziennych obowiązków, a nie będzie dodatkowym obciążeniem. Zaangażowanie pracowników ułatwi również przeprowadzenie niezbędnych zmian organizacyjnych w firmie które mogą mieć miejsce w następstwie wdrożenia systemu.