ForMeds jest polskim, poznańskim producentem suplementów diety. W ofercie firmy znajdują się witaminy, składniki mineralne oraz produkty specjalistyczne dedykowane m.in. osobom starającym się o dziecko, z problemami neurologicznymi czy trawiennymi. Zawsze bez zbędnych, sztucznych dodatków. Tylko to, czego organizm potrzebuje, w formie składników o wysokiej przyswajalności i o udowodnionym działaniu. Całość zamknięta w formie proszku (z dołączoną miarką) lub kapsułek (z naturalnego pullulanu). Proces produkcji suplementów ForMeds odbywa się we własnym, wysoce specjalistycznym zakładzie produkcyjnym, zgodnie z procedurami HACCP. Do ich produkcji wykorzystywane są wyłącznie surowce pozyskiwane od renomowanych europejskich dostawców. Gotowe produkty są badane przez niezależne certyfikowane laboratoria, m.in. pod kątem zanieczyszczeń. Oferta ForMeds dostępna jest w takich liniach produktowych jak: BICAPS, PURE POWDER, LIPOCAPS, OLICAPS, PRENACAPS oraz INAMIA. Odpowiadając na potrzeby swoich klientów, firma planuje rozszerzać portfolio o nowe linie produktowe, na każdym kroku gwarantując jednak wyłącznie najwyższą jakość i bezpieczeństwo oferowanych produktów. W wyniku dynamicznego rozwoju firmy, ForMeds potrzebował nowoczesnego narzędzia informatycznego, które wsparło by procesy zarządcze. Rozpoczęto poszukiwania systemu ERP dla produkcji farmaceutycznej.

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem systemu ERP

Procesy zakupowe oraz sprzedażowe były wspierane przez program Comarch ERP Optima. Sukces rynkowy produktów ForMeds sprawił, że dotychczasowy system w krótkim czasie okazał się niewystarczający. ForMeds potrzebował narzędzia, które będzie wpierać również realizację produkcji oraz dystrybucji swoich produktów.  W obszarze produkcji kluczowe było zapewnienie pełnej identyfikowalności partii surowców oraz gotowych produktów na wszystkich etapach łańcucha produkcyjnego oraz dystrybucyjnego, podczas gdy obszarze dystrybucji wyzwaniem było sprawne obsłużenie dużej liczby zamówień w jak najkrótszym czasie.

System ERP dla produkcji farmaceutycznej

Ze względu na dobre doświadczenia z systemem Comarch ERP Optima Zarząd ForMeds podjął decyzję o wdrożeniu systemu Comarch ERP XL. Konsultanci RMS System przenalizowali procesy produkcyjne oraz logistyczne. W efekcie zaproponowali wdrożenie zintegrowanego systemu Comarch ERP XL wraz z programem Comarch Magazynier oraz autorską aplikacją RMS Wysyłki. Całość została również zintegrowana z systemem informatycznym firmy kurierskiej.

Identyfikowalność partii surowców oraz wyrobów gotowych w produkcji farmaceutycznej

Ze względu na obowiązujące regulacje prawne w zakresie produkcji suplementów diety, ważnym wymogiem wobec systemu ERP było spełnienie norm identyfikowalności procesu produkcyjnego (tak zwane traceability). Dzięki wdrożeniu modułu produkcyjnego Comarch ERP XL, możliwe jest śledzenie pochodzenia materiałów dla każdej partii wyrobu gotowego.

Comarch ERP XL zapewnia pełną identyfikowalność surowców, półproduktów oraz wyrobów gotowych. Dzięki wdrożeniu systemu Comarch ERP XL ForMeds uporządkował informacje o pochodzeniu surowców oraz historii ich przetwarzania. Dla surowców system przechowuje dane o identyfikatorze dostaw oraz dacie ważności, natomiast dla wyrobów gotowych przechowuje dane o partii produkcyjnej oraz o dacie ważności.

Mobilna obsługa procesów magazynowych w systemie ERP

Zarządzanie partiami surowców oraz wyrobów gotowych wspiera również program Comarch Magazynier. Wszystkie surowce oraz produkty znajdujące się w magazynie ForMeds są oklejone kodami kreskowymi, które mają zaszyte informacje o partiach i datach ważności. Kody kreskowe są również wykorzystane do oznaczenia poszczególnych miejsc magazynowych. Procesy magazynowe, takie jak przyjęcia surowców od dostawców oraz ich wydania do poszczególnych zleceń produkcyjnych, są realizowane mobilnie za pomocą terminali mobilnych. Taka organizacja pracy magazynu eliminuje potencjalne błędy oraz umożliwia szybką i precyzyjną ewidencję partii.

Zarządzanie wysyłkami rozdrobnionych zamówień za pomocą aplikacji RMS Wysyłki

Aplikacja RMS Wysyłki to program do zarządzania procesem konfekcjonowania oraz wysyłki paczek do klientów. Jest zintegrowana z Comarch ERP XL oraz z systemem informatycznym firmy kurierskiej. W wyniku tego wszystkie systemy wymieniają się danymi w czasie rzeczywistym.

Pracownik magazynu pobiera z aplikacji RMS Wysyłki zamówienia. Po skompletowaniu paczki skanuje kody kreskowe wszystkich spakowanych produktów oraz potwierdza numer partii wysyłanych produktów. Następnie za pomocą jednego przycisku generuje wszystkie niezbędne dokumenty: dokument wydania magazynowego, fakturę lub paragon oraz etykietę logistyczną.

Dzięki wdrożeniu systemu Comarch ERP XL oraz jego integracji z RMS Wysyłki ForMeds zmniejszył liczbę błędnych wysyłek o 11%. Tym samym znacznie obniżył koszty obsługi reklamacji.

Przedstawiciele handlowi w każdej chwili mają dostęp do bieżących statusów realizacji zamówień. Widzą, czy dane zamówienie oczekuje na pakowanie, czy może jest już spakowane i czeka na odbiór przez kuriera. Dzięki integracji z systemem firmy kurierskiej, mogą śledzić drogę paczki do odbiorcy oraz sprawdzić aktualny status doręczenia.

Jakie korzyści dał system ERP dla produkcji farmaceutycznej

„Wdrożenie Comarch ERP XL wraz z aplikacją RMS Wysyłki usprawniło zarządzanie procesami produkcyjnymi oraz dystrybucyjnymi. System umożliwia efektywne zarządzanie przepływami surowców oraz monitorowanie poziomu zapasów. Dzięki temu możemy  optymalizować zakupy surowców oraz lepiej planować produkcję. Osiągnęliśmy zmniejszenie poziomu zapasów surowców w magazynie o 25%” – mówi Dawid Krysiak – Prezes firmy ForMeds Sp. z o.o.

Artykuł ERP dla produkcji farmaceutycznej pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Imogena Sp. z o.o. jest wiodącym dystrybutorem sprzętu laboratoryjnego oraz odczynników do mikrobiologicznej diagnostyki molekularnej. Sprzedaje najwyższej jakości zestawy diagnostyczne CE-IVD PCR/Real-time PCR do diagnostyki mikrobiologicznej i genetycznej. Dystrybuuje również sprzęt laboratoryjny (termocyklery, sekwencjonatory itp.) oraz akcesoria laboratoryjne. Swoją ofertę kieruje do laboratoriów diagnostycznych, szpitali i innych placówek medycznych. Imogena Sp. z o.o. podjęła decyzję o zakupie i wdrożeniu systemu Comarch ERP Optima.

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem systemu Comarch ERP

Imogena Sp. z o.o. poszukiwała elastycznego oprogramowania do zarządzania firmą, które sprostałoby rosnącym wymaganiom przedsiębiorstwa. Zarząd wiedział, że bez wdrożenia programu ERP nie jest możliwy dalszy rozwój firmy. Imogena Sp. z o.o. korzystała z programu finansowo-księgowego, który służył do ewidencjonowania dokumentów finansowych oraz sporządzania deklaracji podatkowych. Obsługa procesów gospodarki magazynowej, zamówień oraz sprzedaży, odbywały się poza systemem, podczas gdy komunikacja z przedstawicielami handlowymi pracującymi zdalnie opierała się na korespondencji mailowej oraz na kontaktach telefonicznych.

Specyfika branży w której działa Imogena Sp. z o.o. stawia przed nią spore wyzwania w zakresie ewidencji dat ważności (numer EXP) oraz numerów partii produktów (numer LOT). Dlatego niezwykle ważna jest kontrola stanów magazynowych pod kątem numerów serii (numer LOT). W związku z tym, system do zarządzania firmą powinien gwarantować szybki dostęp do informacji jakie numery LOT mają produkty przechowywane w magazynie oraz jakie partie towaru zostały dostarczone do poszczególnych klientów.

System Comarch ERP Optima dla dystrybutora wyrobów medycznych

Pierwszym etapem wdrożenia były konsultacje przedwdrożeniowe z przedstawicielami Imogena Sp. z o.o. Podczas spotkań konsultanci RMS System uzgodnili kluczowe obszary działalności firmy, a następnie przygotowali plan wdrożenia.

Dzięki temu że program Comarch ERP Optima jest zbudowany modułowo, możliwe było podzielenie wdrożenia na etapy. W pierwszym etapie konsultanci RMS System wdrożyli moduły Handel Plus oraz Księga Handlowa Plus wraz z modułami  Płace i Środki Trwałe. Następnie zintegrowali moduł kadrowo-płacowy z aplikacją Comarch PPK przeznaczoną do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych. W ostatnim etapie wdrożono moduł CRM.

Konsultanci RMS System zmodyfikowali wydruki systemowe poszczególnych dokumentów handlowych, tak aby dostosować je do specyfiki branży. Umożliwili również wysyłkę dokumentów za pomocą poczty e-mail bezpośrednio z systemu ERP.

Pełna kontrola nad stanami magazynowymi

Do systemu zaimportowano kartoteki towarowe oraz przyporządkowano je do odpowiednich grup towarowych. Umożliwiono opisanie każdego towaru datą ważności (numer EXP), numerem partii (numer LOT) oraz numerem seryjnym (numer SN). Informacje te są wprowadzane do systemu na etapie przyjęcia towaru od dostawcy. Dzięki temu w systemie dostępna jest informacja o wszystkich numerach partii oraz datach ważności produktów wraz z dostępnymi stanami magazynowymi. Pracownik Imogeny Sp. z o.o. przygotowujący dokumenty wydania zewnętrznego wybiera towar z konkretnej dostawy opisanej konkretnymi numerami. Taka organizacja procesów logistycznych wspiera proces przepływu produktów (tzw. traceability). Imogena Sp. z o.o. ma możliwość monitorowania i śledzenia drogi produktów, a w razie konieczności może je szybko wstrzymać lub wycofać z obrotu.

Rejestracja działań handlowych w module CRM

Dzięki wdrożeniu modułu CRM Plus uporządkowano pracę przedstawicieli handlowych pracujących poza siedzibą firmy. Handlowcy rejestrują w systemie każdą ofertę handlową przygotowaną dla poszczególnych klientów. Dzięki temu w jednym miejscu znajdują się wszystkie oferty przygotowane dla klientów. Każdy pracownik może szybko sprawdzić co ofertowaliśmy, dla kogo oraz w jakiej cenie. Konsultanci RMS System przygotowali dedykowane szablony graficzne dostosowane do wymogów branży.

Korzyści z wdrożenia Comarch ERP Optima

„Konsultanci RMS System dostosowali program Comarch ERP Optima do specyfiki działania naszej firmy, podczas gdy samo wdrożenie nowego oprogramowania nie spowodowało zakłóceń w działaniu przedsiębiorstwa. Gospodarka magazynowa została zoptymalizowana. Otrzymaliśmy narzędzie informatyczne, dzięki któremu możemy w szybki i łatwy sposób kontrolować numery LOT od dostawcy do klienta końcowego.” – mówi Jan Niechwiadowicz, prezes firmy Imogena Sp. z o.o.

Artykuł Comarch ERP Optima dla wyrobów medycznych pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

W ostatnich latach coraz więcej firm korzysta z faktoringu. Czym wobec tego jest faktoring i z jakimi problemami ewidencyjnymi mogą borykać się przedsiębiorstwa, które się na niego zdecydowały? Jak prawidłowo zarejestrować faktoring w systemie ERP?

Faktoring jest usługą finansową, która polega na wykupie przez firmę faktoringową od przedsiębiorstwa nieprzeterminowanych należności wynikających z faktur sprzedaży.

Obecnie większość transakcji sprzedaży opiera się o tzw. kredyt kupiecki. Jest to powszechna praktyka i polega na zastosowaniu wobec kontrahentów odroczonego terminu płatności. W rzeczywistości przedsiębiorca, który dziś sprzedał towary lub usługi, otrzymuje za nie zapłatę o wiele później. Zdarza się, że wpłata trafia na jego konto po 30, 60, 90 a nawet 120 dniach. Chcąc utrzymać dobre relacje biznesowe z klientami, firmy ryzykują utratę płynności finansowej. Z pomocą przychodzą firmy faktoringowe. Przedsiębiorcy decydują się skorzystać z ich usług aby uniknąć zatorów płatniczych. W zamian za określony procent swojego zysku z faktury, otrzymują terminową wpłatę ze strony firmy faktoringowej. Jak w takim razie prawidłowo zaksięgować faktoring w systemie ERP XL?

Wyzwania dla księgowości związane z faktoringiem

Firma która zdecyduje się na takie rozwiązanie musi wziąć pod uwagę, że każda sprzedaż należności to dodatkowe zdarzenie gospodarcze, które wymaga właściwego zarejestrowania w systemie księgowym. W przeciwnym razie w krótkim czasie firma może stracić kontrolę nad swoimi należnościami, co może się przyczynić do pogorszenia płynności finansowej.

Istotą prawidłowego rozliczania faktoringu jest odróżnienie wpłat od faktora od regulowania zobowiązań przez kontrahentów. Wykup należności przez firmę faktoringową nigdy nie powinien powodować zmniejszenia należności od kontrahenta. Częściowy przelew od faktora nie jest równoznaczny z częściowym uregulowaniem przez kupującego zobowiązania z tytułu faktury.

Rejestracja faktoringu w systemie ERP XL

Standardowa funkcjonalność systemów ERP nie przewiduje obsługi faktoringu. Wychodząc naprzeciw potrzebom swoich klientów, zespół wdrożeniowy RMS System opracował proces rejestracji faktoringu w Comarch ERP XL.

Dzięki odpowiednio zdefiniowanym notom memoriałowym w łatwy sposób można zarejestrować, rozliczyć i zaksięgować sprzedaż należności, gwarantując rzetelne informacje finansowe. Bez problemów można także rozliczyć prowizje i odsetki z tytułu sprzedaży poszczególnych faktur. Firmy, które zdecydują się na takie rozwiązanie, zyskają dostęp do bieżących stanów należności od kontrahentów oraz salda rozliczeń z faktorem. Korzystając z opracowanego przez RMS System procesu nie muszą martwić się o zniekształcony obraz swojego przedsiębiorstwa. Bez dodatkowych analiz mogą prowadzić procesy windykacji, potwierdzać salda ze swoimi kontrahentami oraz generować raporty finansowe (na przykład wiekowanie należności). Dodatkowo dzięki specjalnie opracowanemu raportowi faktoringu będą mogli weryfikować aktualny status rozliczenia z klientem z uwzględnieniem statusu wpłat od faktora.

Inwestycja w takie rozwiązanie pozwoli w przyszłości uniknąć błędów interpretacyjnych i zaoszczędzić wiele czasu, który trzeba by było poświęcić na „ręczne” analizowanie statusu nierozliczonych należności.

Artykuł Jak zaksięgować faktoring w systemie ERP pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

EKO-PŁYTA to polska firma rodzinna działająca na rynku od 1995 roku. Jest to firma produkcyjna oferująca produkty dla przemysłu meblarskiego. Przedsiębiorstwo prężnie rozwija się  zdobywając liczne nagrody i wyróżnienia branżowe.
Digitalizacja wszystkich obszarów działania firmy stanowi priorytet dla Zarządu. W 2012 roku wdrożono system Comarch ERP XL, co stanowiło bazę do dalszej informatyzacji firmy. Praca fabryki jest zorganizowana zgodnie z ideą Produkcji 4.0. Oznacza to, że systemem ERP jest zintegrowany z maszynami produkcyjnymi i innymi aplikacjami wspierającymi procesy składania zamówień oraz procesy produkcyjne. Kolejnym krokiem w digitalizacji przedsiębiorstwa był elektroniczny obieg dokumentów.

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów

Ze względu na dynamiczny rozwój firmy, Zarząd EKO-PŁYTA podjął decyzję o informatyzacji kolejnego obszaru przedsiębiorstwa. Firma przestrzega ściśle określonej ścieżki akceptacji faktur kosztowych, w konsekwencji procesowanie rosnącej liczby dokumentów pochłaniało coraz więcej czasu. Nieobecność w biurze jednej z osób zaangażowanych w proces obiegu dokumentów powodowała opóźnienia. Skutkiem tego zaległe dokumenty generowały zator w sekretariacie. Istotne więc było wyeliminowanie sytuacji, w której dokumenty są zbyt długo przetrzymywane przez pracowników. Przesłanki te skłoniły kierownictwo firmy do podjęcia decyzji o całkowitej digitalizacji przechowywania i obiegu dokumentów w firmie.

Wdrożenie Comarch DMS z wykorzystaniem usługi OCR

Konsultanci RMS System przeanalizowali procesy obiegu dokumentów w firmie EKO-PŁYTA i zamodelowali elektroniczny obieg dokumentów w aplikacji Comarch DMS, która stanowi rozszerzenie systemu Comarch ERP XL. Oba systemy pracując na jednej bazie danych wykorzystują te same słowniki danych. Dzięki temu generowanie przeprocesowanych dokumentów z DMS do ERP daje gwarancje spójności danych bez duplikowania i ręcznego przepisywania informacji.

Wdrożeniowcy RMS System odwzorowali ścieżkę obiegu dokumentów. Wszystkie faktury kosztowe są skanowane i zapisywane we folderze umieszczonym na dysku sieciowym. Następnie zeskanowane dokumenty są pobierane z folderu, przetwarzane przez algorytmy OCR (automatycznego rozpoznawania testu) i automatycznie wprowadzane do obiegu w aplikacji DMS. Algorytm uzupełnia dane kontrahenta (na podstawie weryfikacji NIP), numer dokumentu, datę wystawienia faktury, datę zakupu oraz datę płatności, a także kwotę netto.

Aplikacja sprawdza czy dany dokument już istnieje w systemie.  Jeśli wykryje duplikat, ostrzega przed dwukrotnym wprowadzeniem tej samej faktury. Następnie pracownik sekretariatu weryfikuje dane z nagłówka  faktury i przekazuje dokument do odpowiedniego pracownika w celu opisu merytorycznego. Następnie faktura trafia do Zarządu. Po akceptacji dokument zostaje przekazany do działu finansowego, gdzie jest opisywany analitycznie. Następnie, z poziomu aplikacji Comarch DMS, za pomocą jednego przycisku, system generuje do Comarch ERP XL dokument kosztowy, przypisany do odpowiedniego rejestru VAT.

Jakie korzyści dał elektroniczny obieg dokumentów

Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów EKO-PŁYTA uporządkowała i usprawniła procesy związane z obiegiem faktur kosztowych. Dzięki temu uzyskała pełną transparentność procesu. Każda zainteresowana osoba może łatwo sprawdzić na jakim etapie znajduje się wybrany dokument. Na każdym kroku obiegu dokumentu wyznaczone osoby otrzymują mailowe powiadomienia o konieczności wykonania akcji. Po kliknięciu w link znajdujący się w powiadomieniu, pracownik zostaje przekierowany do aplikacji DMS bezpośrednio do danego kroku.

Wykorzystanie usługi OCR pozwoliło na znaczne przyśpieszenie wprowadzania dokumentów do systemu oraz ograniczyło liczbę potencjalnych błędów.

Ciągłość procesu nie zależy już od obecności wszystkich pracowników biurze. Akceptowanie dokumentów jest możliwe w trybie zdalnym przy wykorzystaniu urządzenia mobilnego z przeglądarką www lub smartfona z aplikacją iOS lub Android.

Artykuł Elektroniczny obieg dokumentów w firmie produkcyjnej pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Nowoczesny system ERP to zespół wyspecjalizowanych aplikacji tworzących ekosystem powiązanych ze sobą rozwiązań IT. Aplikacje desktopowe oraz mobilne są uzupełnione o mikrousługi. Umożliwiają one wymianę danych z zewnętrznymi serwisami rządowymi oraz z maszynami, dzięki czemu możliwe jest kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymi. Te wszystkie rozwiązania IT wymagają dużo więcej od infrastruktury niż kiedyś. Już nie wystarczy komputer z bazą danych i zainstalowaną aplikacją. Konieczny jest serwer, a nawet kilka serwerów, pełniących różne funkcje, które łącząc się ze sobą wymieniają się danymi w czasie rzeczywistym. Jest to szczególnie ważne w przypadku narzędzi analitycznych. Klienci oczekują, że dane będą przeliczane na każde żądanie, niezależnie od ich ilości, a sama operacja przeliczania nie obciąży serwera na tyle, aby spowolnić pracę pozostałych aplikacji. Dzisiaj tego typu narzędzia są dostępne już nie tylko dla dużych międzynarodowych firm. Można je z powodzeniem wdrożyć w mniejszych firmach rodzinnych. Wdrożenie systemu ERP warto więc rozpocząć od przeanalizowania dotychczasowej infrastruktury.

Elementy niezbędne do wdrożenia systemu ERP:

• licencje na oprogramowanie
• usługi związane z pracami wdrożeniowymi
• infrastruktura.

Z punktu widzenia firmy wdrożeniowej infrastruktura to element który po prostu nie ma przeszkadzać podczas wdrożenia systemu ERP, ani nie ma przeszkadzać w jego późniejszej eksploatacji. Infrastruktura ma być niewidoczna, niezawodna, bezpieczna, nie ma „rzucać kłód pod nogi”.

Dla firmy która decyduje się na wdrożenie systemu ERP jest to element którego nie widać. Często klienci są zaskoczeni, że przed wdrożeniem należy przyjrzeć się kwestii serwerów, bazie danych, systemowi operacyjnemu, komputerom, sieci, dostępom, oprogramowaniu antywirusowemu czy kopiom zapasowym.

Wielu klientów nie ma świadomości, że nieprawidłowo przygotowana infrastruktura może zakłócić ciągłość pracy i narazić przedsiębiorstwo na wymierne straty finansowe. Dlatego tak ważne jest, aby nie godzić się na kompromisy. Przed wdrożeniem systemu ERP należy wykonać rzetelny audyt infrastruktury którą dysponuje firma. Jeśli okaże się niewystarczająca, należy podjąć decyzję o jej modernizacji. Zawsze istnieje pokusa aby wykorzystać to co jest. Jednak jeśli już na starcie zasoby są niewystarczające, problemy z eksploatacją systemu będą wracać, za każdym razem powodując coraz większe kłopoty.

Oczekiwania wobec infrastruktury we wdrożeniu systemu ERP:

• Wysoka dostępność, niezawodna ciągłość działania
• Bezpieczeństwo dostępu do danych, w tym do kopii zapasowych
• Niskie koszty wdrożenia i utrzymania
• Elastyczność modelu licencjonowana
• Profesjonalne wsparcie zapewnione przez dedykowanych specjalistów
• Zgodność z RODO (możliwość wskazania fizycznej lokalizacji danych klienta)
• Zachowanie kontroli nad fizyczną infrastrukturą

Obecnie obserwuje się przejście od fizycznych serwerów do rozwiązań chmurowych. Fizyczne serwery są tańsze, jednak nie zapewniają takiego poziomu bezpieczeństwa jak chmura. Zadaniem stawianym przed projektantem infrastruktury jest znalezienie balansu pomiędzy efektywnością kosztową a bezpieczeństwem i wygodą pracy. Często stosowanym rozwiązaniem jest wirtualne datacenter, które pozwala wykreować własne środowisko IT bez kosztowanych inwestycji.

Artykuł Wdrożenie systemu ERP a infrastruktura serwerowa pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Wdrożenie systemu ERP należy rozpocząć od wyboru zaufanego partnera, który bezpiecznie przeprowadzi naszą firmę przez proces wdrożenia. Firma wykonująca wdrożenie systemu ERP powinna posiadać nie tylko wiedzę techniczną z zakresu rozwiązań IT. Ważne jest również doświadczenie w modelowaniu i optymalizacji procesów biznesowych.

Konsultant prowadzący wdrożenie to doświadczony specjalista posiadający rozległą wiedzę z zakresu rachunkowości zarządczej, księgowości, zarządzania sprzedażą, zakupami, produkcją, serwisem oraz projektami. Jest to partner, który pomoże uporządkować procesy zachodzące w firmie zgodnie z najlepszymi praktykami na rynku.

Analiza przedwdrożeniowa

Pierwszym etapem wdrożenia systemu ERP jest analiza przedwdrożeniowa. Jest to kluczowy etap projektu. Jego celem jest wybranie najlepszego dla klienta rozwiązania spełniającego wymogi organizacji.

Firma wdrożeniowa przeprowadza spotkania z pracownikami przedsiębiorstwa, podczas których zbiera informację dotyczące wszystkich obszarów biznesowych oraz identyfikują kluczowe procesy. Analizuje również dotychczasową infrastrukturę IT.

Etap analizy kończy się przygotowaniem dokumentu analizy przedwdrożeniowej który określa zakres prac, harmonogram oraz budżet projektu. Dokument opisuje obecny stan przedsiębiorstwa, wymagania wobec systemu ERP, proponowane zmiany i usprawnienia w procedurach, analizę migracji danych, integracji z zewnętrznymi systemami oraz opis infrastruktury wdrożeniowej.

Wdrożenie systemu ERP

Po akceptacji dokumentu analizy firma wdrożeniowa przystępuje do instalacji i konfiguracji systemu. Procesy zidentyfikowane na wcześniejszym etapie są przenoszone do systemu ERP oraz wykonywany jest wstępny import danych. Następnie na tak przygotowanej testowej wersji systemu odbywają się szkolenia użytkowników oraz testowanie.

Po akceptacji funkcjonalności wersji testowej przeprowadza się końcowy import danych i klient rozpoczyna codzienną pracę z systemem. W pierwszym okresie użytkowania systemu konsultanci firmy wdrożeniowej pomagają użytkownikom w ich codziennej pracy i doradzają w jaki sposób w pełni wykorzystać potencjał systemu ERP.

Opieka powdrożeniowa

Gdy wdrożenie systemu ERP jest formalnie zakończone, warto pozostać w kontakcie z konsultantami firmy wdrożeniowej. Otoczenie biznesowe dynamicznie się zmienia. W dodatku każdego dnia powstają nowe akty prawne mające wpływ na prowadzenie biznesu. Biorąc to pod uwagę, warto rozważyć dalszą optymalizację procesów oraz rozbudowę systemu o kolejne funkcjonalności.

Artykuł Jak wygląda wdrożenie systemu ERP? pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Identyfikacja celów biznesowych

Pierwszą rzeczą od której należy rozpocząć przygotowanie do wdrożenia systemu ERP jest zdiagnozowanie obecnej sytuacji przedsiębiorstwa. Które obszary są kluczowe dla firmy? Jakie procesy biznesowe są realizowane? Które procesy są nieefektywne? Gdzie znajdują się tak zwane wąskie gardła?  Jakie wyzwania stoją przed firmą?

Następnie należy określić cele biznesowe. Dlaczego chcesz wdrożyć system ERP? W jaki sposób jego działanie ma podnieść efektywność firmy? Czy chcesz zoptymalizować jeden z kluczowych procesów, czy może chcesz poprawić przepływ informacji w całej organizacji?

Wybór systemu ERP

Gdy już znamy cele wdrożenia systemu ERP możemy zastanowić się nad wyborem konkretnego oprogramowania. System ERP powinien pomóc naszej firmie w zrealizowaniu celów biznesowych, musimy więc sprawdzić czy jego funkcjonalności odpowiadają naszym potrzebom. A ponieważ system ERP pozostanie z firmą na długie lata, warto również sprawdzić czy system będzie rozwijać się razem z firmą. Należy więc zwrócić uwagę na kompleksowość oferty producenta oprogramowania. Czy oferuje różnorodne narzędzia usprawniające pracę, na przykład aplikacje mobilne, platformy sprzedaży on-line, rozwiązania z obszaru Business Inteligencie czy Internetu Rzeczy.

Wybór firmy wdrożeniowej

Firma która wdroży system ERP stanie się ważnym partnerem dla firmy na długie lata. Ważne jest aby firma wdrożeniowa posiadała nie tylko wiedzą techniczną z zakresu rozwiązań IT, ale przede wszystkim doświadczenie w modelowaniu i optymalizacji procesów biznesowych. Zadaniem konsultanta prowadzącego wdrożenie systemu ERP jest uporządkowanie procesów zachodzących w firmie, dlatego ważne jest aby była to osoba która posiada rozległą wiedzę z zakresu rachunkowości zarządczej, księgowości, zarządzania sprzedażą, zakupami, produkcją, serwisem oraz projektami. Warto zatem sprawdzić, jakie projekty firma wdrożeniowa zrealizowała do tej pory oraz poprosić o rozmowy referencyjne z dotychczasowymi klientami.

Zaangażowanie organizacji we wdrożenie systemu ERP

Efektywne wdrożenie systemu ERP wymaga ścisłej współpracy z firmą wdrożeniową. Aby system spełnił pokładane w nim oczekiwania, niezbędne jest zaangażowanie i wsparcie nie tylko zarządu firmy, ale również pracowników na każdym szczeblu struktury organizacyjnej.

Użytkownikami systemu ERP będą przede wszystkim pracownicy, dlatego też należy ich zachęcić do aktywnego udziału we wdrożeniu. Wiedza i doświadczenie każdego z nich może przyczynić się do sukcesu wdrożenia, więc warto przeprowadzić konsultacje w każdym dziale firmy. Pracownicy powinni widzieć w systemie narzędzie które ułatwi im wykonywanie codziennych obowiązków, a nie będzie dodatkowym obciążeniem. Zaangażowanie pracowników ułatwi również przeprowadzenie niezbędnych zmian organizacyjnych w firmie które mogą mieć miejsce w następstwie wdrożenia systemu.

Artykuł Jak przygotować firmę do wdrożenia systemu ERP? pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Integracja wszystkich obszarów biznesowych

System ERP to zespół wielu wyspecjalizowanych modułów i aplikacji, które pracują na jednej wspólnej bazie danych.  Oznacza to że dane o różnych zasobach są gromadzone i porządkowane w jednym miejscu. Sprzyja to integracji wszystkich obszarów funkcjonowania firmy: zarządzania finansami i księgowością, środkami trwałymi, zasobami ludzkimi, sprzedażą i zakupami, kontaktami z kontrahentami, magazynem, produkcją, serwisem oraz projektami. ERP tworzy interaktywne środowisko, które poprzez zapewnienie szybkiego dostępu do informacji umożliwia błyskawiczne reagowanie na zmiany jakie zachodzą wewnątrz firmy oraz w jej otoczeniu biznesowym.

Bezpieczeństwo w prowadzeniu biznesu

System ERP znacznie podnosi poziom bezpieczeństwa w prowadzeniu biznesu. Oprogramowanie jest na bieżąco dostosowywane do zmian w prawie. Z kolei automatyzacja procesów rozliczeń z urzędami eliminuje pomyłki wynikające z błędnego uzupełnienia formularzy. System może przypominać o ważnych  terminach, na przykład o dacie wygaśnięcia uprawnień pracownika, lub o dacie zakończenia polisy ubezpieczeniowej. System ERP pomaga również zabezpieczyć ciągłość produkcji, dzięki utrzymywaniu minimalnych stanów surowców niezbędnych do produkcji gotowych wyrobów. Umożliwia również spełnienie norm dotyczących identyfikowalności, tak zwany traceability. Zapewnia pełną identyfikowalności komponentów, półproduktów oraz gotowych wyrobów na przestrzeni długiego czasu.

System ERP to rozwiązanie dla wszystkich branż

System ERP jest elastycznym i skalowalnym oprogramowaniem. oznacza to że sprawdzi się w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości, specyfiki branżowej czy struktury organizacyjnej. Pozwala na to modułowa budowa oprogramowania. Poszczególne moduły i aplikacje mogą być wdrażane i konfigurowane w zależności od indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Odpowiednia architektura programistyczna systemu pozwala na integrację z dotychczasową infrastrukturą IT firmy.

Artykuł System ERP – Enterprise Resuorce Planning pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.