Imogena Sp. z o.o. jest wiodącym dystrybutorem sprzętu laboratoryjnego oraz odczynników do mikrobiologicznej diagnostyki molekularnej. Sprzedaje najwyższej jakości zestawy diagnostyczne CE-IVD PCR/Real-time PCR do diagnostyki mikrobiologicznej i genetycznej. Dystrybuuje również sprzęt laboratoryjny (termocyklery, sekwencjonatory itp.) oraz akcesoria laboratoryjne. Swoją ofertę kieruje do laboratoriów diagnostycznych, szpitali i innych placówek medycznych. Imogena Sp. z o.o. podjęła decyzję o zakupie i wdrożeniu systemu Comarch ERP Optima.

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem systemu Comarch ERP

Imogena Sp. z o.o. poszukiwała elastycznego oprogramowania do zarządzania firmą, które sprostałoby rosnącym wymaganiom przedsiębiorstwa. Zarząd wiedział, że bez wdrożenia programu ERP nie jest możliwy dalszy rozwój firmy. Imogena Sp. z o.o. korzystała z programu finansowo-księgowego, który służył do ewidencjonowania dokumentów finansowych oraz sporządzania deklaracji podatkowych. Obsługa procesów gospodarki magazynowej, zamówień oraz sprzedaży, odbywały się poza systemem, podczas gdy komunikacja z przedstawicielami handlowymi pracującymi zdalnie opierała się na korespondencji mailowej oraz na kontaktach telefonicznych.

Specyfika branży w której działa Imogena Sp. z o.o. stawia przed nią spore wyzwania w zakresie ewidencji dat ważności (numer EXP) oraz numerów partii produktów (numer LOT). Dlatego niezwykle ważna jest kontrola stanów magazynowych pod kątem numerów serii (numer LOT). W związku z tym, system do zarządzania firmą powinien gwarantować szybki dostęp do informacji jakie numery LOT mają produkty przechowywane w magazynie oraz jakie partie towaru zostały dostarczone do poszczególnych klientów.

System Comarch ERP Optima dla dystrybutora wyrobów medycznych

Pierwszym etapem wdrożenia były konsultacje przedwdrożeniowe z przedstawicielami Imogena Sp. z o.o. Podczas spotkań konsultanci RMS System uzgodnili kluczowe obszary działalności firmy, a następnie przygotowali plan wdrożenia.

Dzięki temu że program Comarch ERP Optima jest zbudowany modułowo, możliwe było podzielenie wdrożenia na etapy. W pierwszym etapie konsultanci RMS System wdrożyli moduły Handel Plus oraz Księga Handlowa Plus wraz z modułami  Płace i Środki Trwałe. Następnie zintegrowali moduł kadrowo-płacowy z aplikacją Comarch PPK przeznaczoną do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych. W ostatnim etapie wdrożono moduł CRM.

Konsultanci RMS System zmodyfikowali wydruki systemowe poszczególnych dokumentów handlowych, tak aby dostosować je do specyfiki branży. Umożliwili również wysyłkę dokumentów za pomocą poczty e-mail bezpośrednio z systemu ERP.

Pełna kontrola nad stanami magazynowymi

Do systemu zaimportowano kartoteki towarowe oraz przyporządkowano je do odpowiednich grup towarowych. Umożliwiono opisanie każdego towaru datą ważności (numer EXP), numerem partii (numer LOT) oraz numerem seryjnym (numer SN). Informacje te są wprowadzane do systemu na etapie przyjęcia towaru od dostawcy. Dzięki temu w systemie dostępna jest informacja o wszystkich numerach partii oraz datach ważności produktów wraz z dostępnymi stanami magazynowymi. Pracownik Imogeny Sp. z o.o. przygotowujący dokumenty wydania zewnętrznego wybiera towar z konkretnej dostawy opisanej konkretnymi numerami. Taka organizacja procesów logistycznych wspiera proces przepływu produktów (tzw. traceability). Imogena Sp. z o.o. ma możliwość monitorowania i śledzenia drogi produktów, a w razie konieczności może je szybko wstrzymać lub wycofać z obrotu.

Rejestracja działań handlowych w module CRM

Dzięki wdrożeniu modułu CRM Plus uporządkowano pracę przedstawicieli handlowych pracujących poza siedzibą firmy. Handlowcy rejestrują w systemie każdą ofertę handlową przygotowaną dla poszczególnych klientów. Dzięki temu w jednym miejscu znajdują się wszystkie oferty przygotowane dla klientów. Każdy pracownik może szybko sprawdzić co ofertowaliśmy, dla kogo oraz w jakiej cenie. Konsultanci RMS System przygotowali dedykowane szablony graficzne dostosowane do wymogów branży.

Korzyści z wdrożenia Comarch ERP Optima

„Konsultanci RMS System dostosowali program Comarch ERP Optima do specyfiki działania naszej firmy, podczas gdy samo wdrożenie nowego oprogramowania nie spowodowało zakłóceń w działaniu przedsiębiorstwa. Gospodarka magazynowa została zoptymalizowana. Otrzymaliśmy narzędzie informatyczne, dzięki któremu możemy w szybki i łatwy sposób kontrolować numery LOT od dostawcy do klienta końcowego.” – mówi Jan Niechwiadowicz, prezes firmy Imogena Sp. z o.o.

Artykuł Comarch ERP Optima dla wyrobów medycznych pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

W ostatnich latach coraz więcej firm korzysta z faktoringu. Czym wobec tego jest faktoring i z jakimi problemami ewidencyjnymi mogą borykać się przedsiębiorstwa, które się na niego zdecydowały? Jak prawidłowo zarejestrować faktoring w systemie ERP?

Faktoring jest usługą finansową, która polega na wykupie przez firmę faktoringową od przedsiębiorstwa nieprzeterminowanych należności wynikających z faktur sprzedaży.

Obecnie większość transakcji sprzedaży opiera się o tzw. kredyt kupiecki. Jest to powszechna praktyka i polega na zastosowaniu wobec kontrahentów odroczonego terminu płatności. W rzeczywistości przedsiębiorca, który dziś sprzedał towary lub usługi, otrzymuje za nie zapłatę o wiele później. Zdarza się, że wpłata trafia na jego konto po 30, 60, 90 a nawet 120 dniach. Chcąc utrzymać dobre relacje biznesowe z klientami, firmy ryzykują utratę płynności finansowej. Z pomocą przychodzą firmy faktoringowe. Przedsiębiorcy decydują się skorzystać z ich usług aby uniknąć zatorów płatniczych. W zamian za określony procent swojego zysku z faktury, otrzymują terminową wpłatę ze strony firmy faktoringowej. Jak w takim razie prawidłowo zaksięgować faktoring w systemie ERP XL?

Wyzwania dla księgowości związane z faktoringiem

Firma która zdecyduje się na takie rozwiązanie musi wziąć pod uwagę, że każda sprzedaż należności to dodatkowe zdarzenie gospodarcze, które wymaga właściwego zarejestrowania w systemie księgowym. W przeciwnym razie w krótkim czasie firma może stracić kontrolę nad swoimi należnościami, co może się przyczynić do pogorszenia płynności finansowej.

Istotą prawidłowego rozliczania faktoringu jest odróżnienie wpłat od faktora od regulowania zobowiązań przez kontrahentów. Wykup należności przez firmę faktoringową nigdy nie powinien powodować zmniejszenia należności od kontrahenta. Częściowy przelew od faktora nie jest równoznaczny z częściowym uregulowaniem przez kupującego zobowiązania z tytułu faktury.

Rejestracja faktoringu w systemie ERP XL

Standardowa funkcjonalność systemów ERP nie przewiduje obsługi faktoringu. Wychodząc naprzeciw potrzebom swoich klientów, zespół wdrożeniowy RMS System opracował proces rejestracji faktoringu w Comarch ERP XL.

Dzięki odpowiednio zdefiniowanym notom memoriałowym w łatwy sposób można zarejestrować, rozliczyć i zaksięgować sprzedaż należności, gwarantując rzetelne informacje finansowe. Bez problemów można także rozliczyć prowizje i odsetki z tytułu sprzedaży poszczególnych faktur. Firmy, które zdecydują się na takie rozwiązanie, zyskają dostęp do bieżących stanów należności od kontrahentów oraz salda rozliczeń z faktorem. Korzystając z opracowanego przez RMS System procesu nie muszą martwić się o zniekształcony obraz swojego przedsiębiorstwa. Bez dodatkowych analiz mogą prowadzić procesy windykacji, potwierdzać salda ze swoimi kontrahentami oraz generować raporty finansowe (na przykład wiekowanie należności). Dodatkowo dzięki specjalnie opracowanemu raportowi faktoringu będą mogli weryfikować aktualny status rozliczenia z klientem z uwzględnieniem statusu wpłat od faktora.

Inwestycja w takie rozwiązanie pozwoli w przyszłości uniknąć błędów interpretacyjnych i zaoszczędzić wiele czasu, który trzeba by było poświęcić na „ręczne” analizowanie statusu nierozliczonych należności.

Artykuł Jak zaksięgować faktoring w systemie ERP pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Nowoczesny system ERP to zespół wyspecjalizowanych aplikacji tworzących ekosystem powiązanych ze sobą rozwiązań IT. Aplikacje desktopowe oraz mobilne są uzupełnione o mikrousługi. Umożliwiają one wymianę danych z zewnętrznymi serwisami rządowymi oraz z maszynami, dzięki czemu możliwe jest kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymi. Te wszystkie rozwiązania IT wymagają dużo więcej od infrastruktury niż kiedyś. Już nie wystarczy komputer z bazą danych i zainstalowaną aplikacją. Konieczny jest serwer, a nawet kilka serwerów, pełniących różne funkcje, które łącząc się ze sobą wymieniają się danymi w czasie rzeczywistym. Jest to szczególnie ważne w przypadku narzędzi analitycznych. Klienci oczekują, że dane będą przeliczane na każde żądanie, niezależnie od ich ilości, a sama operacja przeliczania nie obciąży serwera na tyle, aby spowolnić pracę pozostałych aplikacji. Dzisiaj tego typu narzędzia są dostępne już nie tylko dla dużych międzynarodowych firm. Można je z powodzeniem wdrożyć w mniejszych firmach rodzinnych. Wdrożenie systemu ERP warto więc rozpocząć od przeanalizowania dotychczasowej infrastruktury.

Elementy niezbędne do wdrożenia systemu ERP:

• licencje na oprogramowanie
• usługi związane z pracami wdrożeniowymi
• infrastruktura.

Z punktu widzenia firmy wdrożeniowej infrastruktura to element który po prostu nie ma przeszkadzać podczas wdrożenia systemu ERP, ani nie ma przeszkadzać w jego późniejszej eksploatacji. Infrastruktura ma być niewidoczna, niezawodna, bezpieczna, nie ma „rzucać kłód pod nogi”.

Dla firmy która decyduje się na wdrożenie systemu ERP jest to element którego nie widać. Często klienci są zaskoczeni, że przed wdrożeniem należy przyjrzeć się kwestii serwerów, bazie danych, systemowi operacyjnemu, komputerom, sieci, dostępom, oprogramowaniu antywirusowemu czy kopiom zapasowym.

Wielu klientów nie ma świadomości, że nieprawidłowo przygotowana infrastruktura może zakłócić ciągłość pracy i narazić przedsiębiorstwo na wymierne straty finansowe. Dlatego tak ważne jest, aby nie godzić się na kompromisy. Przed wdrożeniem systemu ERP należy wykonać rzetelny audyt infrastruktury którą dysponuje firma. Jeśli okaże się niewystarczająca, należy podjąć decyzję o jej modernizacji. Zawsze istnieje pokusa aby wykorzystać to co jest. Jednak jeśli już na starcie zasoby są niewystarczające, problemy z eksploatacją systemu będą wracać, za każdym razem powodując coraz większe kłopoty.

Oczekiwania wobec infrastruktury we wdrożeniu systemu ERP:

• Wysoka dostępność, niezawodna ciągłość działania
• Bezpieczeństwo dostępu do danych, w tym do kopii zapasowych
• Niskie koszty wdrożenia i utrzymania
• Elastyczność modelu licencjonowana
• Profesjonalne wsparcie zapewnione przez dedykowanych specjalistów
• Zgodność z RODO (możliwość wskazania fizycznej lokalizacji danych klienta)
• Zachowanie kontroli nad fizyczną infrastrukturą

Obecnie obserwuje się przejście od fizycznych serwerów do rozwiązań chmurowych. Fizyczne serwery są tańsze, jednak nie zapewniają takiego poziomu bezpieczeństwa jak chmura. Zadaniem stawianym przed projektantem infrastruktury jest znalezienie balansu pomiędzy efektywnością kosztową a bezpieczeństwem i wygodą pracy. Często stosowanym rozwiązaniem jest wirtualne datacenter, które pozwala wykreować własne środowisko IT bez kosztowanych inwestycji.

Artykuł Wdrożenie systemu ERP a infrastruktura serwerowa pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Wdrożenie systemu ERP należy rozpocząć od wyboru zaufanego partnera, który bezpiecznie przeprowadzi naszą firmę przez proces wdrożenia. Firma wykonująca wdrożenie systemu ERP powinna posiadać nie tylko wiedzę techniczną z zakresu rozwiązań IT. Ważne jest również doświadczenie w modelowaniu i optymalizacji procesów biznesowych.

Konsultant prowadzący wdrożenie to doświadczony specjalista posiadający rozległą wiedzę z zakresu rachunkowości zarządczej, księgowości, zarządzania sprzedażą, zakupami, produkcją, serwisem oraz projektami. Jest to partner, który pomoże uporządkować procesy zachodzące w firmie zgodnie z najlepszymi praktykami na rynku.

Analiza przedwdrożeniowa

Pierwszym etapem wdrożenia systemu ERP jest analiza przedwdrożeniowa. Jest to kluczowy etap projektu. Jego celem jest wybranie najlepszego dla klienta rozwiązania spełniającego wymogi organizacji.

Firma wdrożeniowa przeprowadza spotkania z pracownikami przedsiębiorstwa, podczas których zbiera informację dotyczące wszystkich obszarów biznesowych oraz identyfikują kluczowe procesy. Analizuje również dotychczasową infrastrukturę IT.

Etap analizy kończy się przygotowaniem dokumentu analizy przedwdrożeniowej który określa zakres prac, harmonogram oraz budżet projektu. Dokument opisuje obecny stan przedsiębiorstwa, wymagania wobec systemu ERP, proponowane zmiany i usprawnienia w procedurach, analizę migracji danych, integracji z zewnętrznymi systemami oraz opis infrastruktury wdrożeniowej.

Wdrożenie systemu ERP

Po akceptacji dokumentu analizy firma wdrożeniowa przystępuje do instalacji i konfiguracji systemu. Procesy zidentyfikowane na wcześniejszym etapie są przenoszone do systemu ERP oraz wykonywany jest wstępny import danych. Następnie na tak przygotowanej testowej wersji systemu odbywają się szkolenia użytkowników oraz testowanie.

Po akceptacji funkcjonalności wersji testowej przeprowadza się końcowy import danych i klient rozpoczyna codzienną pracę z systemem. W pierwszym okresie użytkowania systemu konsultanci firmy wdrożeniowej pomagają użytkownikom w ich codziennej pracy i doradzają w jaki sposób w pełni wykorzystać potencjał systemu ERP.

Opieka powdrożeniowa

Gdy wdrożenie systemu ERP jest formalnie zakończone, warto pozostać w kontakcie z konsultantami firmy wdrożeniowej. Otoczenie biznesowe dynamicznie się zmienia. W dodatku każdego dnia powstają nowe akty prawne mające wpływ na prowadzenie biznesu. Biorąc to pod uwagę, warto rozważyć dalszą optymalizację procesów oraz rozbudowę systemu o kolejne funkcjonalności.

Artykuł Jak wygląda wdrożenie systemu ERP? pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Identyfikacja celów biznesowych

Pierwszą rzeczą od której należy rozpocząć przygotowanie do wdrożenia systemu ERP jest zdiagnozowanie obecnej sytuacji przedsiębiorstwa. Które obszary są kluczowe dla firmy? Jakie procesy biznesowe są realizowane? Które procesy są nieefektywne? Gdzie znajdują się tak zwane wąskie gardła?  Jakie wyzwania stoją przed firmą?

Następnie należy określić cele biznesowe. Dlaczego chcesz wdrożyć system ERP? W jaki sposób jego działanie ma podnieść efektywność firmy? Czy chcesz zoptymalizować jeden z kluczowych procesów, czy może chcesz poprawić przepływ informacji w całej organizacji?

Wybór systemu ERP

Gdy już znamy cele wdrożenia systemu ERP możemy zastanowić się nad wyborem konkretnego oprogramowania. System ERP powinien pomóc naszej firmie w zrealizowaniu celów biznesowych, musimy więc sprawdzić czy jego funkcjonalności odpowiadają naszym potrzebom. A ponieważ system ERP pozostanie z firmą na długie lata, warto również sprawdzić czy system będzie rozwijać się razem z firmą. Należy więc zwrócić uwagę na kompleksowość oferty producenta oprogramowania. Czy oferuje różnorodne narzędzia usprawniające pracę, na przykład aplikacje mobilne, platformy sprzedaży on-line, rozwiązania z obszaru Business Inteligencie czy Internetu Rzeczy.

Wybór firmy wdrożeniowej

Firma która wdroży system ERP stanie się ważnym partnerem dla firmy na długie lata. Ważne jest aby firma wdrożeniowa posiadała nie tylko wiedzą techniczną z zakresu rozwiązań IT, ale przede wszystkim doświadczenie w modelowaniu i optymalizacji procesów biznesowych. Zadaniem konsultanta prowadzącego wdrożenie systemu ERP jest uporządkowanie procesów zachodzących w firmie, dlatego ważne jest aby była to osoba która posiada rozległą wiedzę z zakresu rachunkowości zarządczej, księgowości, zarządzania sprzedażą, zakupami, produkcją, serwisem oraz projektami. Warto zatem sprawdzić, jakie projekty firma wdrożeniowa zrealizowała do tej pory oraz poprosić o rozmowy referencyjne z dotychczasowymi klientami.

Zaangażowanie organizacji we wdrożenie systemu ERP

Efektywne wdrożenie systemu ERP wymaga ścisłej współpracy z firmą wdrożeniową. Aby system spełnił pokładane w nim oczekiwania, niezbędne jest zaangażowanie i wsparcie nie tylko zarządu firmy, ale również pracowników na każdym szczeblu struktury organizacyjnej.

Użytkownikami systemu ERP będą przede wszystkim pracownicy, dlatego też należy ich zachęcić do aktywnego udziału we wdrożeniu. Wiedza i doświadczenie każdego z nich może przyczynić się do sukcesu wdrożenia, więc warto przeprowadzić konsultacje w każdym dziale firmy. Pracownicy powinni widzieć w systemie narzędzie które ułatwi im wykonywanie codziennych obowiązków, a nie będzie dodatkowym obciążeniem. Zaangażowanie pracowników ułatwi również przeprowadzenie niezbędnych zmian organizacyjnych w firmie które mogą mieć miejsce w następstwie wdrożenia systemu.

Artykuł Jak przygotować firmę do wdrożenia systemu ERP? pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Integracja wszystkich obszarów biznesowych

System ERP to zespół wielu wyspecjalizowanych modułów i aplikacji, które pracują na jednej wspólnej bazie danych.  Oznacza to że dane o różnych zasobach są gromadzone i porządkowane w jednym miejscu. Sprzyja to integracji wszystkich obszarów funkcjonowania firmy: zarządzania finansami i księgowością, środkami trwałymi, zasobami ludzkimi, sprzedażą i zakupami, kontaktami z kontrahentami, magazynem, produkcją, serwisem oraz projektami. ERP tworzy interaktywne środowisko, które poprzez zapewnienie szybkiego dostępu do informacji umożliwia błyskawiczne reagowanie na zmiany jakie zachodzą wewnątrz firmy oraz w jej otoczeniu biznesowym.

Bezpieczeństwo w prowadzeniu biznesu

System ERP znacznie podnosi poziom bezpieczeństwa w prowadzeniu biznesu. Oprogramowanie jest na bieżąco dostosowywane do zmian w prawie. Z kolei automatyzacja procesów rozliczeń z urzędami eliminuje pomyłki wynikające z błędnego uzupełnienia formularzy. System może przypominać o ważnych  terminach, na przykład o dacie wygaśnięcia uprawnień pracownika, lub o dacie zakończenia polisy ubezpieczeniowej. System ERP pomaga również zabezpieczyć ciągłość produkcji, dzięki utrzymywaniu minimalnych stanów surowców niezbędnych do produkcji gotowych wyrobów. Umożliwia również spełnienie norm dotyczących identyfikowalności, tak zwany traceability. Zapewnia pełną identyfikowalności komponentów, półproduktów oraz gotowych wyrobów na przestrzeni długiego czasu.

System ERP to rozwiązanie dla wszystkich branż

System ERP jest elastycznym i skalowalnym oprogramowaniem. oznacza to że sprawdzi się w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości, specyfiki branżowej czy struktury organizacyjnej. Pozwala na to modułowa budowa oprogramowania. Poszczególne moduły i aplikacje mogą być wdrażane i konfigurowane w zależności od indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Odpowiednia architektura programistyczna systemu pozwala na integrację z dotychczasową infrastrukturą IT firmy.

Artykuł System ERP – Enterprise Resuorce Planning pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.