ForMeds jest polskim, poznańskim producentem suplementów diety. W ofercie firmy znajdują się witaminy, składniki mineralne oraz produkty specjalistyczne dedykowane m.in. osobom starającym się o dziecko, z problemami neurologicznymi czy trawiennymi. Zawsze bez zbędnych, sztucznych dodatków. Tylko to, czego organizm potrzebuje, w formie składników o wysokiej przyswajalności i o udowodnionym działaniu. Całość zamknięta w formie proszku (z dołączoną miarką) lub kapsułek (z naturalnego pullulanu). Proces produkcji suplementów ForMeds odbywa się we własnym, wysoce specjalistycznym zakładzie produkcyjnym, zgodnie z procedurami HACCP. Do ich produkcji wykorzystywane są wyłącznie surowce pozyskiwane od renomowanych europejskich dostawców. Gotowe produkty są badane przez niezależne certyfikowane laboratoria, m.in. pod kątem zanieczyszczeń. Oferta ForMeds dostępna jest w takich liniach produktowych jak: BICAPS, PURE POWDER, LIPOCAPS, OLICAPS, PRENACAPS oraz INAMIA. Odpowiadając na potrzeby swoich klientów, firma planuje rozszerzać portfolio o nowe linie produktowe, na każdym kroku gwarantując jednak wyłącznie najwyższą jakość i bezpieczeństwo oferowanych produktów. W wyniku dynamicznego rozwoju firmy, ForMeds potrzebował nowoczesnego narzędzia informatycznego, które wsparło by procesy zarządcze. Rozpoczęto poszukiwania systemu ERP dla produkcji farmaceutycznej.

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem systemu ERP

Procesy zakupowe oraz sprzedażowe były wspierane przez program Comarch ERP Optima. Sukces rynkowy produktów ForMeds sprawił, że dotychczasowy system w krótkim czasie okazał się niewystarczający. ForMeds potrzebował narzędzia, które będzie wpierać również realizację produkcji oraz dystrybucji swoich produktów.  W obszarze produkcji kluczowe było zapewnienie pełnej identyfikowalności partii surowców oraz gotowych produktów na wszystkich etapach łańcucha produkcyjnego oraz dystrybucyjnego, podczas gdy obszarze dystrybucji wyzwaniem było sprawne obsłużenie dużej liczby zamówień w jak najkrótszym czasie.

System ERP dla produkcji farmaceutycznej

Ze względu na dobre doświadczenia z systemem Comarch ERP Optima Zarząd ForMeds podjął decyzję o wdrożeniu systemu Comarch ERP XL. Konsultanci RMS System przenalizowali procesy produkcyjne oraz logistyczne. W efekcie zaproponowali wdrożenie zintegrowanego systemu Comarch ERP XL wraz z programem Comarch Magazynier oraz autorską aplikacją RMS Wysyłki. Całość została również zintegrowana z systemem informatycznym firmy kurierskiej.

Identyfikowalność partii surowców oraz wyrobów gotowych w produkcji farmaceutycznej

Ze względu na obowiązujące regulacje prawne w zakresie produkcji suplementów diety, ważnym wymogiem wobec systemu ERP było spełnienie norm identyfikowalności procesu produkcyjnego (tak zwane traceability). Dzięki wdrożeniu modułu produkcyjnego Comarch ERP XL, możliwe jest śledzenie pochodzenia materiałów dla każdej partii wyrobu gotowego.

Comarch ERP XL zapewnia pełną identyfikowalność surowców, półproduktów oraz wyrobów gotowych. Dzięki wdrożeniu systemu Comarch ERP XL ForMeds uporządkował informacje o pochodzeniu surowców oraz historii ich przetwarzania. Dla surowców system przechowuje dane o identyfikatorze dostaw oraz dacie ważności, natomiast dla wyrobów gotowych przechowuje dane o partii produkcyjnej oraz o dacie ważności.

Mobilna obsługa procesów magazynowych w systemie ERP

Zarządzanie partiami surowców oraz wyrobów gotowych wspiera również program Comarch Magazynier. Wszystkie surowce oraz produkty znajdujące się w magazynie ForMeds są oklejone kodami kreskowymi, które mają zaszyte informacje o partiach i datach ważności. Kody kreskowe są również wykorzystane do oznaczenia poszczególnych miejsc magazynowych. Procesy magazynowe, takie jak przyjęcia surowców od dostawców oraz ich wydania do poszczególnych zleceń produkcyjnych, są realizowane mobilnie za pomocą terminali mobilnych. Taka organizacja pracy magazynu eliminuje potencjalne błędy oraz umożliwia szybką i precyzyjną ewidencję partii.

Zarządzanie wysyłkami rozdrobnionych zamówień za pomocą aplikacji RMS Wysyłki

Aplikacja RMS Wysyłki to program do zarządzania procesem konfekcjonowania oraz wysyłki paczek do klientów. Jest zintegrowana z Comarch ERP XL oraz z systemem informatycznym firmy kurierskiej. W wyniku tego wszystkie systemy wymieniają się danymi w czasie rzeczywistym.

Pracownik magazynu pobiera z aplikacji RMS Wysyłki zamówienia. Po skompletowaniu paczki skanuje kody kreskowe wszystkich spakowanych produktów oraz potwierdza numer partii wysyłanych produktów. Następnie za pomocą jednego przycisku generuje wszystkie niezbędne dokumenty: dokument wydania magazynowego, fakturę lub paragon oraz etykietę logistyczną.

Dzięki wdrożeniu systemu Comarch ERP XL oraz jego integracji z RMS Wysyłki ForMeds zmniejszył liczbę błędnych wysyłek o 11%. Tym samym znacznie obniżył koszty obsługi reklamacji.

Przedstawiciele handlowi w każdej chwili mają dostęp do bieżących statusów realizacji zamówień. Widzą, czy dane zamówienie oczekuje na pakowanie, czy może jest już spakowane i czeka na odbiór przez kuriera. Dzięki integracji z systemem firmy kurierskiej, mogą śledzić drogę paczki do odbiorcy oraz sprawdzić aktualny status doręczenia.

Jakie korzyści dał system ERP dla produkcji farmaceutycznej

„Wdrożenie Comarch ERP XL wraz z aplikacją RMS Wysyłki usprawniło zarządzanie procesami produkcyjnymi oraz dystrybucyjnymi. System umożliwia efektywne zarządzanie przepływami surowców oraz monitorowanie poziomu zapasów. Dzięki temu możemy  optymalizować zakupy surowców oraz lepiej planować produkcję. Osiągnęliśmy zmniejszenie poziomu zapasów surowców w magazynie o 25%” – mówi Dawid Krysiak – Prezes firmy ForMeds Sp. z o.o.

Artykuł ERP dla produkcji farmaceutycznej pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

W ostatnich latach coraz więcej firm korzysta z faktoringu. Czym wobec tego jest faktoring i z jakimi problemami ewidencyjnymi mogą borykać się przedsiębiorstwa, które się na niego zdecydowały? Jak prawidłowo zarejestrować faktoring w systemie ERP?

Faktoring jest usługą finansową, która polega na wykupie przez firmę faktoringową od przedsiębiorstwa nieprzeterminowanych należności wynikających z faktur sprzedaży.

Obecnie większość transakcji sprzedaży opiera się o tzw. kredyt kupiecki. Jest to powszechna praktyka i polega na zastosowaniu wobec kontrahentów odroczonego terminu płatności. W rzeczywistości przedsiębiorca, który dziś sprzedał towary lub usługi, otrzymuje za nie zapłatę o wiele później. Zdarza się, że wpłata trafia na jego konto po 30, 60, 90 a nawet 120 dniach. Chcąc utrzymać dobre relacje biznesowe z klientami, firmy ryzykują utratę płynności finansowej. Z pomocą przychodzą firmy faktoringowe. Przedsiębiorcy decydują się skorzystać z ich usług aby uniknąć zatorów płatniczych. W zamian za określony procent swojego zysku z faktury, otrzymują terminową wpłatę ze strony firmy faktoringowej. Jak w takim razie prawidłowo zaksięgować faktoring w systemie ERP XL?

Wyzwania dla księgowości związane z faktoringiem

Firma która zdecyduje się na takie rozwiązanie musi wziąć pod uwagę, że każda sprzedaż należności to dodatkowe zdarzenie gospodarcze, które wymaga właściwego zarejestrowania w systemie księgowym. W przeciwnym razie w krótkim czasie firma może stracić kontrolę nad swoimi należnościami, co może się przyczynić do pogorszenia płynności finansowej.

Istotą prawidłowego rozliczania faktoringu jest odróżnienie wpłat od faktora od regulowania zobowiązań przez kontrahentów. Wykup należności przez firmę faktoringową nigdy nie powinien powodować zmniejszenia należności od kontrahenta. Częściowy przelew od faktora nie jest równoznaczny z częściowym uregulowaniem przez kupującego zobowiązania z tytułu faktury.

Rejestracja faktoringu w systemie ERP XL

Standardowa funkcjonalność systemów ERP nie przewiduje obsługi faktoringu. Wychodząc naprzeciw potrzebom swoich klientów, zespół wdrożeniowy RMS System opracował proces rejestracji faktoringu w Comarch ERP XL.

Dzięki odpowiednio zdefiniowanym notom memoriałowym w łatwy sposób można zarejestrować, rozliczyć i zaksięgować sprzedaż należności, gwarantując rzetelne informacje finansowe. Bez problemów można także rozliczyć prowizje i odsetki z tytułu sprzedaży poszczególnych faktur. Firmy, które zdecydują się na takie rozwiązanie, zyskają dostęp do bieżących stanów należności od kontrahentów oraz salda rozliczeń z faktorem. Korzystając z opracowanego przez RMS System procesu nie muszą martwić się o zniekształcony obraz swojego przedsiębiorstwa. Bez dodatkowych analiz mogą prowadzić procesy windykacji, potwierdzać salda ze swoimi kontrahentami oraz generować raporty finansowe (na przykład wiekowanie należności). Dodatkowo dzięki specjalnie opracowanemu raportowi faktoringu będą mogli weryfikować aktualny status rozliczenia z klientem z uwzględnieniem statusu wpłat od faktora.

Inwestycja w takie rozwiązanie pozwoli w przyszłości uniknąć błędów interpretacyjnych i zaoszczędzić wiele czasu, który trzeba by było poświęcić na „ręczne” analizowanie statusu nierozliczonych należności.

Artykuł Jak zaksięgować faktoring w systemie ERP pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Sumin to polska firma rodzinna założona w 1990 roku. Zaopatruje hurtownie, sklepy i centra ogrodnicze w środki ochrony roślin, nawozy, produkty biobójcze oraz higienę sanitarną. Produkty pochodzą z własnej linii produkcyjnej. Sumin jest również dystrybutorem produktów ogrodniczych innych marek krajowych oraz zagranicznych. Od 2008 roku posiada system Comarch ERP XL rozszerzony o aplikację mobilną Mobile Sprzedaż, platformę sprzedaży on-line B2B oraz pakiet rozwiązań WMS Zarządzanie i WMS Magazynier.
System Comarch ERP XL wraz z dodatkowymi aplikacjami tworzy nowoczesny system ERP 4.0. który kompleksowo obsługuje procesy księgowe, produkcyjne, magazynowe oraz sprzedażowe.
Integracja wszystkich obszarów funkcjonowania firmy w jednym miejscu tworzy ogromną bazę wiedzy o firmie. Kolejnym etapem rozwoju systemu ERP było rozbudowanie narzędzi Business Intelligence .

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem dedykowanego rozwiązania Business Intelligence

Dzięki modułowi Comarch Business Intelligence w systemie ERP XL kadra kierownicza ma do dyspozycji rozbudowane narzędzie analityczne. Narzędzie to przekształca zebrane przez system dane w realną wiedzę na temat różnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Moduł Business Intelligence dostarcza praktycznie nieograniczoną liczbę raportów analitycznych w obszarach logistyki, płatności, wyników operacyjnych, księgowości, produkcji, CRM, reklamacji, wizyt i transportu, HR oraz umów (są to tak zwane kostki analityczne).

Dla firmy Sumin kluczowe raporty obejmują dane związane z transakcjami sprzedaży, transakcjami zamówień oraz zakupów, informacje na temat stanów i ruchów magazynowych oraz dane na temat przychodów i kosztów w rozbiciu na dowolne kategorie. Moduł Comarch Business Intelligence spełnia potrzeby zarządu firmy w zakresie analizy biznesowej. Z drugiej strony narzędzie to, z uwagi bardzo rozbudowaną analitykę oraz dużą liczbę wbudowanych miar i wymiarów, jest dość skomplikowane w codziennej obsłudze. Przygotowanie raportów posiadających realną wartość analityczną wymaga bardzo dużego doświadczenia analitycznego oraz przekrojowej znajomości procesów firmy. Bardzo łatwo wygenerować raport, który z uwagi na ogromną ilość danych nie będzie mieć realnej wartości analitycznej i wprowadzi czytelnika w błąd. W konsekwencji, pełny dostęp do raportowania został ograniczony wyłącznie do członków Zarządu firmy.

Problemem było również wolne przeliczanie raportów. Ponieważ system każdego roku rejestruje około 100 tys. transakcji, codzienne przeliczanie raportów zajmuje kilka godzin i znacznie obciąża infrastrukturę serwerową. Moduł analiz Business Intelligence w Comarch ERP XL oparty o technologię OLAP to efektywne narzędzie do przeprowadzania złożonych analiz biznesowych. Wymaga jednak dużej wiedzy z zakresu metodyki analitycznej oraz struktury zaimplementowanych miar i wymiarów w dostępnych obszarach analitycznych. Sumin potrzebował prostego i wydajnego systemu raportowania, dostępnego dla pracowników pionu marketingu i sprzedaży. Raporty powinny być treściwe, zrozumiałe i łatwo dostępne.

Wdrożenie Comarch BI Point

Biorąc pod uwagę powyższe potrzeby oraz dobre doświadczenie w pracy z narzędziami BI opartymi na technologii OLAP, Zarząd firmy Sumin podjął decyzję o rozpoczęciu prac nad dedykowanym systemem raportowania biznesowego przeznaczonego dla pionów marketingu i sprzedaży. Głównym celem było aby system raportowania udostępniał prosty model danych i interfejs użytkownika. Konsultanci RMS System po przeanalizowaniu potrzeb poszczególnych użytkowników systemu ERP XL oraz oczekiwań Zarządu przygotowali rozwiązanie optymalizujące proces generowania raportów. W tym celu wykorzystali funkcjonalność używanego modułu Analysis Services oraz modułu Comarch BI Point, który dostarczył nowoczesny interfejs użytkownika. W konsekwencji, stworzyli narzędzie przyjazne dla użytkowników, którego obsługa jest intuicyjna.

Wykorzystując funkcjonalność definiowania modeli danych w oparciu o zapytania SQL oraz usługę Analysis Services systemu MS SQL Server (OLAP) RMS System zaprojektował dopasowaną do wymagań hurtownię danych. Przygotował również dedykowane procedury ETL do zasilania hurtowni oraz procesowania bazy Analysis Services. Konsultanci RMS System stworzyli autorskie kostki analityczne. Projekt uwzględniał specyficzne potrzeby poszczególnych pracowników firmy Sumin oraz wdrożonych procesów biznesowych funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Model danych został uproszczony. Ograniczono liczbę wymiarów ze 100 do 15 istotnych, które charakteryzują procesy marketingowe i sprzedażowe w Firmie, tak aby pracownicy nie gubili się w niezliczonej liczbie parametrów raportu. Dostępne dane zostały spersonalizowane tak, aby każdy pracownik miał dostęp tylko do tych danych których realnie potrzebuje w codziennej pracy. Jako interfejs użytkownika wykorzystano standardową funkcjonalność aplikacji BI Point, dzięki której raporty są dostępne z poziomu przeglądarki internetowej w Intranecie firmowym.

Korzyści z wdrożenia Business Intelligence

Zaprojektowanie i wdrożenie rozwiązania Business Inteligencje zajęło 2 miesiące. Sumin otrzymał sprawne oraz intuicyjne narzędzie analityczne które wspiera działania sprzedażowe oraz marketingowe firmy. Pracownicy posiadają pełny dostęp do modelu danych, dzięki czemu mają możliwość przygotowania własnych analiz biznesowych. Dodatkowo wybrane raporty są dostępne w subskrypcjach wysyłanych cyklicznie. Czas przetwarzania raportów zajmuje mniej niż 10 minut, podczas gdy w pełnej wersji BI proces ten zajmował około 10 godzin. Dane w hurtowni można aktualizować na żądanie nawet kilka razy dziennie. Oznacza to, pracownicy firmy Sumin zawsze mają dostęp do raportów zawierających aktualne dane.

Artykuł Business Intelligence – jak spersonalizować raportowanie? pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Wdrożenie systemu ERP należy rozpocząć od wyboru zaufanego partnera, który bezpiecznie przeprowadzi naszą firmę przez proces wdrożenia. Firma wykonująca wdrożenie systemu ERP powinna posiadać nie tylko wiedzę techniczną z zakresu rozwiązań IT. Ważne jest również doświadczenie w modelowaniu i optymalizacji procesów biznesowych.

Konsultant prowadzący wdrożenie to doświadczony specjalista posiadający rozległą wiedzę z zakresu rachunkowości zarządczej, księgowości, zarządzania sprzedażą, zakupami, produkcją, serwisem oraz projektami. Jest to partner, który pomoże uporządkować procesy zachodzące w firmie zgodnie z najlepszymi praktykami na rynku.

Analiza przedwdrożeniowa

Pierwszym etapem wdrożenia systemu ERP jest analiza przedwdrożeniowa. Jest to kluczowy etap projektu. Jego celem jest wybranie najlepszego dla klienta rozwiązania spełniającego wymogi organizacji.

Firma wdrożeniowa przeprowadza spotkania z pracownikami przedsiębiorstwa, podczas których zbiera informację dotyczące wszystkich obszarów biznesowych oraz identyfikują kluczowe procesy. Analizuje również dotychczasową infrastrukturę IT.

Etap analizy kończy się przygotowaniem dokumentu analizy przedwdrożeniowej który określa zakres prac, harmonogram oraz budżet projektu. Dokument opisuje obecny stan przedsiębiorstwa, wymagania wobec systemu ERP, proponowane zmiany i usprawnienia w procedurach, analizę migracji danych, integracji z zewnętrznymi systemami oraz opis infrastruktury wdrożeniowej.

Wdrożenie systemu ERP

Po akceptacji dokumentu analizy firma wdrożeniowa przystępuje do instalacji i konfiguracji systemu. Procesy zidentyfikowane na wcześniejszym etapie są przenoszone do systemu ERP oraz wykonywany jest wstępny import danych. Następnie na tak przygotowanej testowej wersji systemu odbywają się szkolenia użytkowników oraz testowanie.

Po akceptacji funkcjonalności wersji testowej przeprowadza się końcowy import danych i klient rozpoczyna codzienną pracę z systemem. W pierwszym okresie użytkowania systemu konsultanci firmy wdrożeniowej pomagają użytkownikom w ich codziennej pracy i doradzają w jaki sposób w pełni wykorzystać potencjał systemu ERP.

Opieka powdrożeniowa

Gdy wdrożenie systemu ERP jest formalnie zakończone, warto pozostać w kontakcie z konsultantami firmy wdrożeniowej. Otoczenie biznesowe dynamicznie się zmienia. W dodatku każdego dnia powstają nowe akty prawne mające wpływ na prowadzenie biznesu. Biorąc to pod uwagę, warto rozważyć dalszą optymalizację procesów oraz rozbudowę systemu o kolejne funkcjonalności.

Artykuł Jak wygląda wdrożenie systemu ERP? pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Integracja wszystkich obszarów biznesowych

System ERP to zespół wielu wyspecjalizowanych modułów i aplikacji, które pracują na jednej wspólnej bazie danych.  Oznacza to że dane o różnych zasobach są gromadzone i porządkowane w jednym miejscu. Sprzyja to integracji wszystkich obszarów funkcjonowania firmy: zarządzania finansami i księgowością, środkami trwałymi, zasobami ludzkimi, sprzedażą i zakupami, kontaktami z kontrahentami, magazynem, produkcją, serwisem oraz projektami. ERP tworzy interaktywne środowisko, które poprzez zapewnienie szybkiego dostępu do informacji umożliwia błyskawiczne reagowanie na zmiany jakie zachodzą wewnątrz firmy oraz w jej otoczeniu biznesowym.

Bezpieczeństwo w prowadzeniu biznesu

System ERP znacznie podnosi poziom bezpieczeństwa w prowadzeniu biznesu. Oprogramowanie jest na bieżąco dostosowywane do zmian w prawie. Z kolei automatyzacja procesów rozliczeń z urzędami eliminuje pomyłki wynikające z błędnego uzupełnienia formularzy. System może przypominać o ważnych  terminach, na przykład o dacie wygaśnięcia uprawnień pracownika, lub o dacie zakończenia polisy ubezpieczeniowej. System ERP pomaga również zabezpieczyć ciągłość produkcji, dzięki utrzymywaniu minimalnych stanów surowców niezbędnych do produkcji gotowych wyrobów. Umożliwia również spełnienie norm dotyczących identyfikowalności, tak zwany traceability. Zapewnia pełną identyfikowalności komponentów, półproduktów oraz gotowych wyrobów na przestrzeni długiego czasu.

System ERP to rozwiązanie dla wszystkich branż

System ERP jest elastycznym i skalowalnym oprogramowaniem. oznacza to że sprawdzi się w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości, specyfiki branżowej czy struktury organizacyjnej. Pozwala na to modułowa budowa oprogramowania. Poszczególne moduły i aplikacje mogą być wdrażane i konfigurowane w zależności od indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Odpowiednia architektura programistyczna systemu pozwala na integrację z dotychczasową infrastrukturą IT firmy.

Artykuł System ERP – Enterprise Resuorce Planning pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.