ForMeds jest polskim, poznańskim producentem suplementów diety. W ofercie firmy znajdują się witaminy, składniki mineralne oraz produkty specjalistyczne dedykowane m.in. osobom starającym się o dziecko, z problemami neurologicznymi czy trawiennymi. Zawsze bez zbędnych, sztucznych dodatków. Tylko to, czego organizm potrzebuje, w formie składników o wysokiej przyswajalności i o udowodnionym działaniu. Całość zamknięta w formie proszku (z dołączoną miarką) lub kapsułek (z naturalnego pullulanu). Proces produkcji suplementów ForMeds odbywa się we własnym, wysoce specjalistycznym zakładzie produkcyjnym, zgodnie z procedurami HACCP. Do ich produkcji wykorzystywane są wyłącznie surowce pozyskiwane od renomowanych europejskich dostawców. Gotowe produkty są badane przez niezależne certyfikowane laboratoria, m.in. pod kątem zanieczyszczeń. Oferta ForMeds dostępna jest w takich liniach produktowych jak: BICAPS, PURE POWDER, LIPOCAPS, OLICAPS, PRENACAPS oraz INAMIA. Odpowiadając na potrzeby swoich klientów, firma planuje rozszerzać portfolio o nowe linie produktowe, na każdym kroku gwarantując jednak wyłącznie najwyższą jakość i bezpieczeństwo oferowanych produktów. W wyniku dynamicznego rozwoju firmy, ForMeds potrzebował nowoczesnego narzędzia informatycznego, które wsparło by procesy zarządcze. Rozpoczęto poszukiwania systemu ERP dla produkcji farmaceutycznej.

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem systemu ERP

Procesy zakupowe oraz sprzedażowe były wspierane przez program Comarch ERP Optima. Sukces rynkowy produktów ForMeds sprawił, że dotychczasowy system w krótkim czasie okazał się niewystarczający. ForMeds potrzebował narzędzia, które będzie wpierać również realizację produkcji oraz dystrybucji swoich produktów.  W obszarze produkcji kluczowe było zapewnienie pełnej identyfikowalności partii surowców oraz gotowych produktów na wszystkich etapach łańcucha produkcyjnego oraz dystrybucyjnego, podczas gdy obszarze dystrybucji wyzwaniem było sprawne obsłużenie dużej liczby zamówień w jak najkrótszym czasie.

System ERP dla produkcji farmaceutycznej

Ze względu na dobre doświadczenia z systemem Comarch ERP Optima Zarząd ForMeds podjął decyzję o wdrożeniu systemu Comarch ERP XL. Konsultanci RMS System przenalizowali procesy produkcyjne oraz logistyczne. W efekcie zaproponowali wdrożenie zintegrowanego systemu Comarch ERP XL wraz z programem Comarch Magazynier oraz autorską aplikacją RMS Wysyłki. Całość została również zintegrowana z systemem informatycznym firmy kurierskiej.

Identyfikowalność partii surowców oraz wyrobów gotowych w produkcji farmaceutycznej

Ze względu na obowiązujące regulacje prawne w zakresie produkcji suplementów diety, ważnym wymogiem wobec systemu ERP było spełnienie norm identyfikowalności procesu produkcyjnego (tak zwane traceability). Dzięki wdrożeniu modułu produkcyjnego Comarch ERP XL, możliwe jest śledzenie pochodzenia materiałów dla każdej partii wyrobu gotowego.

Comarch ERP XL zapewnia pełną identyfikowalność surowców, półproduktów oraz wyrobów gotowych. Dzięki wdrożeniu systemu Comarch ERP XL ForMeds uporządkował informacje o pochodzeniu surowców oraz historii ich przetwarzania. Dla surowców system przechowuje dane o identyfikatorze dostaw oraz dacie ważności, natomiast dla wyrobów gotowych przechowuje dane o partii produkcyjnej oraz o dacie ważności.

Mobilna obsługa procesów magazynowych w systemie ERP

Zarządzanie partiami surowców oraz wyrobów gotowych wspiera również program Comarch Magazynier. Wszystkie surowce oraz produkty znajdujące się w magazynie ForMeds są oklejone kodami kreskowymi, które mają zaszyte informacje o partiach i datach ważności. Kody kreskowe są również wykorzystane do oznaczenia poszczególnych miejsc magazynowych. Procesy magazynowe, takie jak przyjęcia surowców od dostawców oraz ich wydania do poszczególnych zleceń produkcyjnych, są realizowane mobilnie za pomocą terminali mobilnych. Taka organizacja pracy magazynu eliminuje potencjalne błędy oraz umożliwia szybką i precyzyjną ewidencję partii.

Zarządzanie wysyłkami rozdrobnionych zamówień za pomocą aplikacji RMS Wysyłki

Aplikacja RMS Wysyłki to program do zarządzania procesem konfekcjonowania oraz wysyłki paczek do klientów. Jest zintegrowana z Comarch ERP XL oraz z systemem informatycznym firmy kurierskiej. W wyniku tego wszystkie systemy wymieniają się danymi w czasie rzeczywistym.

Pracownik magazynu pobiera z aplikacji RMS Wysyłki zamówienia. Po skompletowaniu paczki skanuje kody kreskowe wszystkich spakowanych produktów oraz potwierdza numer partii wysyłanych produktów. Następnie za pomocą jednego przycisku generuje wszystkie niezbędne dokumenty: dokument wydania magazynowego, fakturę lub paragon oraz etykietę logistyczną.

Dzięki wdrożeniu systemu Comarch ERP XL oraz jego integracji z RMS Wysyłki ForMeds zmniejszył liczbę błędnych wysyłek o 11%. Tym samym znacznie obniżył koszty obsługi reklamacji.

Przedstawiciele handlowi w każdej chwili mają dostęp do bieżących statusów realizacji zamówień. Widzą, czy dane zamówienie oczekuje na pakowanie, czy może jest już spakowane i czeka na odbiór przez kuriera. Dzięki integracji z systemem firmy kurierskiej, mogą śledzić drogę paczki do odbiorcy oraz sprawdzić aktualny status doręczenia.

Jakie korzyści dał system ERP dla produkcji farmaceutycznej

„Wdrożenie Comarch ERP XL wraz z aplikacją RMS Wysyłki usprawniło zarządzanie procesami produkcyjnymi oraz dystrybucyjnymi. System umożliwia efektywne zarządzanie przepływami surowców oraz monitorowanie poziomu zapasów. Dzięki temu możemy  optymalizować zakupy surowców oraz lepiej planować produkcję. Osiągnęliśmy zmniejszenie poziomu zapasów surowców w magazynie o 25%” – mówi Dawid Krysiak – Prezes firmy ForMeds Sp. z o.o.

Artykuł ERP dla produkcji farmaceutycznej pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Imogena Sp. z o.o. jest wiodącym dystrybutorem sprzętu laboratoryjnego oraz odczynników do mikrobiologicznej diagnostyki molekularnej. Sprzedaje najwyższej jakości zestawy diagnostyczne CE-IVD PCR/Real-time PCR do diagnostyki mikrobiologicznej i genetycznej. Dystrybuuje również sprzęt laboratoryjny (termocyklery, sekwencjonatory itp.) oraz akcesoria laboratoryjne. Swoją ofertę kieruje do laboratoriów diagnostycznych, szpitali i innych placówek medycznych. Imogena Sp. z o.o. podjęła decyzję o zakupie i wdrożeniu systemu Comarch ERP Optima.

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem systemu Comarch ERP

Imogena Sp. z o.o. poszukiwała elastycznego oprogramowania do zarządzania firmą, które sprostałoby rosnącym wymaganiom przedsiębiorstwa. Zarząd wiedział, że bez wdrożenia programu ERP nie jest możliwy dalszy rozwój firmy. Imogena Sp. z o.o. korzystała z programu finansowo-księgowego, który służył do ewidencjonowania dokumentów finansowych oraz sporządzania deklaracji podatkowych. Obsługa procesów gospodarki magazynowej, zamówień oraz sprzedaży, odbywały się poza systemem, podczas gdy komunikacja z przedstawicielami handlowymi pracującymi zdalnie opierała się na korespondencji mailowej oraz na kontaktach telefonicznych.

Specyfika branży w której działa Imogena Sp. z o.o. stawia przed nią spore wyzwania w zakresie ewidencji dat ważności (numer EXP) oraz numerów partii produktów (numer LOT). Dlatego niezwykle ważna jest kontrola stanów magazynowych pod kątem numerów serii (numer LOT). W związku z tym, system do zarządzania firmą powinien gwarantować szybki dostęp do informacji jakie numery LOT mają produkty przechowywane w magazynie oraz jakie partie towaru zostały dostarczone do poszczególnych klientów.

System Comarch ERP Optima dla dystrybutora wyrobów medycznych

Pierwszym etapem wdrożenia były konsultacje przedwdrożeniowe z przedstawicielami Imogena Sp. z o.o. Podczas spotkań konsultanci RMS System uzgodnili kluczowe obszary działalności firmy, a następnie przygotowali plan wdrożenia.

Dzięki temu że program Comarch ERP Optima jest zbudowany modułowo, możliwe było podzielenie wdrożenia na etapy. W pierwszym etapie konsultanci RMS System wdrożyli moduły Handel Plus oraz Księga Handlowa Plus wraz z modułami  Płace i Środki Trwałe. Następnie zintegrowali moduł kadrowo-płacowy z aplikacją Comarch PPK przeznaczoną do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych. W ostatnim etapie wdrożono moduł CRM.

Konsultanci RMS System zmodyfikowali wydruki systemowe poszczególnych dokumentów handlowych, tak aby dostosować je do specyfiki branży. Umożliwili również wysyłkę dokumentów za pomocą poczty e-mail bezpośrednio z systemu ERP.

Pełna kontrola nad stanami magazynowymi

Do systemu zaimportowano kartoteki towarowe oraz przyporządkowano je do odpowiednich grup towarowych. Umożliwiono opisanie każdego towaru datą ważności (numer EXP), numerem partii (numer LOT) oraz numerem seryjnym (numer SN). Informacje te są wprowadzane do systemu na etapie przyjęcia towaru od dostawcy. Dzięki temu w systemie dostępna jest informacja o wszystkich numerach partii oraz datach ważności produktów wraz z dostępnymi stanami magazynowymi. Pracownik Imogeny Sp. z o.o. przygotowujący dokumenty wydania zewnętrznego wybiera towar z konkretnej dostawy opisanej konkretnymi numerami. Taka organizacja procesów logistycznych wspiera proces przepływu produktów (tzw. traceability). Imogena Sp. z o.o. ma możliwość monitorowania i śledzenia drogi produktów, a w razie konieczności może je szybko wstrzymać lub wycofać z obrotu.

Rejestracja działań handlowych w module CRM

Dzięki wdrożeniu modułu CRM Plus uporządkowano pracę przedstawicieli handlowych pracujących poza siedzibą firmy. Handlowcy rejestrują w systemie każdą ofertę handlową przygotowaną dla poszczególnych klientów. Dzięki temu w jednym miejscu znajdują się wszystkie oferty przygotowane dla klientów. Każdy pracownik może szybko sprawdzić co ofertowaliśmy, dla kogo oraz w jakiej cenie. Konsultanci RMS System przygotowali dedykowane szablony graficzne dostosowane do wymogów branży.

Korzyści z wdrożenia Comarch ERP Optima

„Konsultanci RMS System dostosowali program Comarch ERP Optima do specyfiki działania naszej firmy, podczas gdy samo wdrożenie nowego oprogramowania nie spowodowało zakłóceń w działaniu przedsiębiorstwa. Gospodarka magazynowa została zoptymalizowana. Otrzymaliśmy narzędzie informatyczne, dzięki któremu możemy w szybki i łatwy sposób kontrolować numery LOT od dostawcy do klienta końcowego.” – mówi Jan Niechwiadowicz, prezes firmy Imogena Sp. z o.o.

Artykuł Comarch ERP Optima dla wyrobów medycznych pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

EKO-PŁYTA to polska firma rodzinna działająca na rynku od 1995 roku. Jest to firma produkcyjna oferująca produkty dla przemysłu meblarskiego. Przedsiębiorstwo prężnie rozwija się  zdobywając liczne nagrody i wyróżnienia branżowe.
Digitalizacja wszystkich obszarów działania firmy stanowi priorytet dla Zarządu. W 2012 roku wdrożono system Comarch ERP XL, co stanowiło bazę do dalszej informatyzacji firmy. Praca fabryki jest zorganizowana zgodnie z ideą Produkcji 4.0. Oznacza to, że systemem ERP jest zintegrowany z maszynami produkcyjnymi i innymi aplikacjami wspierającymi procesy składania zamówień oraz procesy produkcyjne. Kolejnym krokiem w digitalizacji przedsiębiorstwa był elektroniczny obieg dokumentów.

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów

Ze względu na dynamiczny rozwój firmy, Zarząd EKO-PŁYTA podjął decyzję o informatyzacji kolejnego obszaru przedsiębiorstwa. Firma przestrzega ściśle określonej ścieżki akceptacji faktur kosztowych, w konsekwencji procesowanie rosnącej liczby dokumentów pochłaniało coraz więcej czasu. Nieobecność w biurze jednej z osób zaangażowanych w proces obiegu dokumentów powodowała opóźnienia. Skutkiem tego zaległe dokumenty generowały zator w sekretariacie. Istotne więc było wyeliminowanie sytuacji, w której dokumenty są zbyt długo przetrzymywane przez pracowników. Przesłanki te skłoniły kierownictwo firmy do podjęcia decyzji o całkowitej digitalizacji przechowywania i obiegu dokumentów w firmie.

Wdrożenie Comarch DMS z wykorzystaniem usługi OCR

Konsultanci RMS System przeanalizowali procesy obiegu dokumentów w firmie EKO-PŁYTA i zamodelowali elektroniczny obieg dokumentów w aplikacji Comarch DMS, która stanowi rozszerzenie systemu Comarch ERP XL. Oba systemy pracując na jednej bazie danych wykorzystują te same słowniki danych. Dzięki temu generowanie przeprocesowanych dokumentów z DMS do ERP daje gwarancje spójności danych bez duplikowania i ręcznego przepisywania informacji.

Wdrożeniowcy RMS System odwzorowali ścieżkę obiegu dokumentów. Wszystkie faktury kosztowe są skanowane i zapisywane we folderze umieszczonym na dysku sieciowym. Następnie zeskanowane dokumenty są pobierane z folderu, przetwarzane przez algorytmy OCR (automatycznego rozpoznawania testu) i automatycznie wprowadzane do obiegu w aplikacji DMS. Algorytm uzupełnia dane kontrahenta (na podstawie weryfikacji NIP), numer dokumentu, datę wystawienia faktury, datę zakupu oraz datę płatności, a także kwotę netto.

Aplikacja sprawdza czy dany dokument już istnieje w systemie.  Jeśli wykryje duplikat, ostrzega przed dwukrotnym wprowadzeniem tej samej faktury. Następnie pracownik sekretariatu weryfikuje dane z nagłówka  faktury i przekazuje dokument do odpowiedniego pracownika w celu opisu merytorycznego. Następnie faktura trafia do Zarządu. Po akceptacji dokument zostaje przekazany do działu finansowego, gdzie jest opisywany analitycznie. Następnie, z poziomu aplikacji Comarch DMS, za pomocą jednego przycisku, system generuje do Comarch ERP XL dokument kosztowy, przypisany do odpowiedniego rejestru VAT.

Jakie korzyści dał elektroniczny obieg dokumentów

Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów EKO-PŁYTA uporządkowała i usprawniła procesy związane z obiegiem faktur kosztowych. Dzięki temu uzyskała pełną transparentność procesu. Każda zainteresowana osoba może łatwo sprawdzić na jakim etapie znajduje się wybrany dokument. Na każdym kroku obiegu dokumentu wyznaczone osoby otrzymują mailowe powiadomienia o konieczności wykonania akcji. Po kliknięciu w link znajdujący się w powiadomieniu, pracownik zostaje przekierowany do aplikacji DMS bezpośrednio do danego kroku.

Wykorzystanie usługi OCR pozwoliło na znaczne przyśpieszenie wprowadzania dokumentów do systemu oraz ograniczyło liczbę potencjalnych błędów.

Ciągłość procesu nie zależy już od obecności wszystkich pracowników biurze. Akceptowanie dokumentów jest możliwe w trybie zdalnym przy wykorzystaniu urządzenia mobilnego z przeglądarką www lub smartfona z aplikacją iOS lub Android.

Artykuł Elektroniczny obieg dokumentów w firmie produkcyjnej pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Sumin to polska firma rodzinna założona w 1990 roku. Zaopatruje hurtownie, sklepy i centra ogrodnicze w środki ochrony roślin, nawozy, produkty biobójcze oraz higienę sanitarną. Produkty pochodzą z własnej linii produkcyjnej. Sumin jest również dystrybutorem produktów ogrodniczych innych marek krajowych oraz zagranicznych. Od 2008 roku posiada system Comarch ERP XL rozszerzony o aplikację mobilną Mobile Sprzedaż, platformę sprzedaży on-line B2B oraz pakiet rozwiązań WMS Zarządzanie i WMS Magazynier.
System Comarch ERP XL wraz z dodatkowymi aplikacjami tworzy nowoczesny system ERP 4.0. który kompleksowo obsługuje procesy księgowe, produkcyjne, magazynowe oraz sprzedażowe.
Integracja wszystkich obszarów funkcjonowania firmy w jednym miejscu tworzy ogromną bazę wiedzy o firmie. Kolejnym etapem rozwoju systemu ERP było rozbudowanie narzędzi Business Intelligence .

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem dedykowanego rozwiązania Business Intelligence

Dzięki modułowi Comarch Business Intelligence w systemie ERP XL kadra kierownicza ma do dyspozycji rozbudowane narzędzie analityczne. Narzędzie to przekształca zebrane przez system dane w realną wiedzę na temat różnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Moduł Business Intelligence dostarcza praktycznie nieograniczoną liczbę raportów analitycznych w obszarach logistyki, płatności, wyników operacyjnych, księgowości, produkcji, CRM, reklamacji, wizyt i transportu, HR oraz umów (są to tak zwane kostki analityczne).

Dla firmy Sumin kluczowe raporty obejmują dane związane z transakcjami sprzedaży, transakcjami zamówień oraz zakupów, informacje na temat stanów i ruchów magazynowych oraz dane na temat przychodów i kosztów w rozbiciu na dowolne kategorie. Moduł Comarch Business Intelligence spełnia potrzeby zarządu firmy w zakresie analizy biznesowej. Z drugiej strony narzędzie to, z uwagi bardzo rozbudowaną analitykę oraz dużą liczbę wbudowanych miar i wymiarów, jest dość skomplikowane w codziennej obsłudze. Przygotowanie raportów posiadających realną wartość analityczną wymaga bardzo dużego doświadczenia analitycznego oraz przekrojowej znajomości procesów firmy. Bardzo łatwo wygenerować raport, który z uwagi na ogromną ilość danych nie będzie mieć realnej wartości analitycznej i wprowadzi czytelnika w błąd. W konsekwencji, pełny dostęp do raportowania został ograniczony wyłącznie do członków Zarządu firmy.

Problemem było również wolne przeliczanie raportów. Ponieważ system każdego roku rejestruje około 100 tys. transakcji, codzienne przeliczanie raportów zajmuje kilka godzin i znacznie obciąża infrastrukturę serwerową. Moduł analiz Business Intelligence w Comarch ERP XL oparty o technologię OLAP to efektywne narzędzie do przeprowadzania złożonych analiz biznesowych. Wymaga jednak dużej wiedzy z zakresu metodyki analitycznej oraz struktury zaimplementowanych miar i wymiarów w dostępnych obszarach analitycznych. Sumin potrzebował prostego i wydajnego systemu raportowania, dostępnego dla pracowników pionu marketingu i sprzedaży. Raporty powinny być treściwe, zrozumiałe i łatwo dostępne.

Wdrożenie Comarch BI Point

Biorąc pod uwagę powyższe potrzeby oraz dobre doświadczenie w pracy z narzędziami BI opartymi na technologii OLAP, Zarząd firmy Sumin podjął decyzję o rozpoczęciu prac nad dedykowanym systemem raportowania biznesowego przeznaczonego dla pionów marketingu i sprzedaży. Głównym celem było aby system raportowania udostępniał prosty model danych i interfejs użytkownika. Konsultanci RMS System po przeanalizowaniu potrzeb poszczególnych użytkowników systemu ERP XL oraz oczekiwań Zarządu przygotowali rozwiązanie optymalizujące proces generowania raportów. W tym celu wykorzystali funkcjonalność używanego modułu Analysis Services oraz modułu Comarch BI Point, który dostarczył nowoczesny interfejs użytkownika. W konsekwencji, stworzyli narzędzie przyjazne dla użytkowników, którego obsługa jest intuicyjna.

Wykorzystując funkcjonalność definiowania modeli danych w oparciu o zapytania SQL oraz usługę Analysis Services systemu MS SQL Server (OLAP) RMS System zaprojektował dopasowaną do wymagań hurtownię danych. Przygotował również dedykowane procedury ETL do zasilania hurtowni oraz procesowania bazy Analysis Services. Konsultanci RMS System stworzyli autorskie kostki analityczne. Projekt uwzględniał specyficzne potrzeby poszczególnych pracowników firmy Sumin oraz wdrożonych procesów biznesowych funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Model danych został uproszczony. Ograniczono liczbę wymiarów ze 100 do 15 istotnych, które charakteryzują procesy marketingowe i sprzedażowe w Firmie, tak aby pracownicy nie gubili się w niezliczonej liczbie parametrów raportu. Dostępne dane zostały spersonalizowane tak, aby każdy pracownik miał dostęp tylko do tych danych których realnie potrzebuje w codziennej pracy. Jako interfejs użytkownika wykorzystano standardową funkcjonalność aplikacji BI Point, dzięki której raporty są dostępne z poziomu przeglądarki internetowej w Intranecie firmowym.

Korzyści z wdrożenia Business Intelligence

Zaprojektowanie i wdrożenie rozwiązania Business Inteligencje zajęło 2 miesiące. Sumin otrzymał sprawne oraz intuicyjne narzędzie analityczne które wspiera działania sprzedażowe oraz marketingowe firmy. Pracownicy posiadają pełny dostęp do modelu danych, dzięki czemu mają możliwość przygotowania własnych analiz biznesowych. Dodatkowo wybrane raporty są dostępne w subskrypcjach wysyłanych cyklicznie. Czas przetwarzania raportów zajmuje mniej niż 10 minut, podczas gdy w pełnej wersji BI proces ten zajmował około 10 godzin. Dane w hurtowni można aktualizować na żądanie nawet kilka razy dziennie. Oznacza to, pracownicy firmy Sumin zawsze mają dostęp do raportów zawierających aktualne dane.

Artykuł Business Intelligence – jak spersonalizować raportowanie? pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.