ForMeds jest polskim, poznańskim producentem suplementów diety. W ofercie firmy znajdują się witaminy, składniki mineralne oraz produkty specjalistyczne dedykowane m.in. osobom starającym się o dziecko, z problemami neurologicznymi czy trawiennymi. Zawsze bez zbędnych, sztucznych dodatków. Tylko to, czego organizm potrzebuje, w formie składników o wysokiej przyswajalności i o udowodnionym działaniu. Całość zamknięta w formie proszku (z dołączoną miarką) lub kapsułek (z naturalnego pullulanu). Proces produkcji suplementów ForMeds odbywa się we własnym, wysoce specjalistycznym zakładzie produkcyjnym, zgodnie z procedurami HACCP. Do ich produkcji wykorzystywane są wyłącznie surowce pozyskiwane od renomowanych europejskich dostawców. Gotowe produkty są badane przez niezależne certyfikowane laboratoria, m.in. pod kątem zanieczyszczeń. Oferta ForMeds dostępna jest w takich liniach produktowych jak: BICAPS, PURE POWDER, LIPOCAPS, OLICAPS, PRENACAPS oraz INAMIA. Odpowiadając na potrzeby swoich klientów, firma planuje rozszerzać portfolio o nowe linie produktowe, na każdym kroku gwarantując jednak wyłącznie najwyższą jakość i bezpieczeństwo oferowanych produktów. W wyniku dynamicznego rozwoju firmy, ForMeds potrzebował nowoczesnego narzędzia informatycznego, które wsparło by procesy zarządcze. Rozpoczęto poszukiwania systemu ERP dla produkcji farmaceutycznej.

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem systemu ERP

Procesy zakupowe oraz sprzedażowe były wspierane przez program Comarch ERP Optima. Sukces rynkowy produktów ForMeds sprawił, że dotychczasowy system w krótkim czasie okazał się niewystarczający. ForMeds potrzebował narzędzia, które będzie wpierać również realizację produkcji oraz dystrybucji swoich produktów.  W obszarze produkcji kluczowe było zapewnienie pełnej identyfikowalności partii surowców oraz gotowych produktów na wszystkich etapach łańcucha produkcyjnego oraz dystrybucyjnego, podczas gdy obszarze dystrybucji wyzwaniem było sprawne obsłużenie dużej liczby zamówień w jak najkrótszym czasie.

System ERP dla produkcji farmaceutycznej

Ze względu na dobre doświadczenia z systemem Comarch ERP Optima Zarząd ForMeds podjął decyzję o wdrożeniu systemu Comarch ERP XL. Konsultanci RMS System przenalizowali procesy produkcyjne oraz logistyczne. W efekcie zaproponowali wdrożenie zintegrowanego systemu Comarch ERP XL wraz z programem Comarch Magazynier oraz autorską aplikacją RMS Wysyłki. Całość została również zintegrowana z systemem informatycznym firmy kurierskiej.

Identyfikowalność partii surowców oraz wyrobów gotowych w produkcji farmaceutycznej

Ze względu na obowiązujące regulacje prawne w zakresie produkcji suplementów diety, ważnym wymogiem wobec systemu ERP było spełnienie norm identyfikowalności procesu produkcyjnego (tak zwane traceability). Dzięki wdrożeniu modułu produkcyjnego Comarch ERP XL, możliwe jest śledzenie pochodzenia materiałów dla każdej partii wyrobu gotowego.

Comarch ERP XL zapewnia pełną identyfikowalność surowców, półproduktów oraz wyrobów gotowych. Dzięki wdrożeniu systemu Comarch ERP XL ForMeds uporządkował informacje o pochodzeniu surowców oraz historii ich przetwarzania. Dla surowców system przechowuje dane o identyfikatorze dostaw oraz dacie ważności, natomiast dla wyrobów gotowych przechowuje dane o partii produkcyjnej oraz o dacie ważności.

Mobilna obsługa procesów magazynowych w systemie ERP

Zarządzanie partiami surowców oraz wyrobów gotowych wspiera również program Comarch Magazynier. Wszystkie surowce oraz produkty znajdujące się w magazynie ForMeds są oklejone kodami kreskowymi, które mają zaszyte informacje o partiach i datach ważności. Kody kreskowe są również wykorzystane do oznaczenia poszczególnych miejsc magazynowych. Procesy magazynowe, takie jak przyjęcia surowców od dostawców oraz ich wydania do poszczególnych zleceń produkcyjnych, są realizowane mobilnie za pomocą terminali mobilnych. Taka organizacja pracy magazynu eliminuje potencjalne błędy oraz umożliwia szybką i precyzyjną ewidencję partii.

Zarządzanie wysyłkami rozdrobnionych zamówień za pomocą aplikacji RMS Wysyłki

Aplikacja RMS Wysyłki to program do zarządzania procesem konfekcjonowania oraz wysyłki paczek do klientów. Jest zintegrowana z Comarch ERP XL oraz z systemem informatycznym firmy kurierskiej. W wyniku tego wszystkie systemy wymieniają się danymi w czasie rzeczywistym.

Pracownik magazynu pobiera z aplikacji RMS Wysyłki zamówienia. Po skompletowaniu paczki skanuje kody kreskowe wszystkich spakowanych produktów oraz potwierdza numer partii wysyłanych produktów. Następnie za pomocą jednego przycisku generuje wszystkie niezbędne dokumenty: dokument wydania magazynowego, fakturę lub paragon oraz etykietę logistyczną.

Dzięki wdrożeniu systemu Comarch ERP XL oraz jego integracji z RMS Wysyłki ForMeds zmniejszył liczbę błędnych wysyłek o 11%. Tym samym znacznie obniżył koszty obsługi reklamacji.

Przedstawiciele handlowi w każdej chwili mają dostęp do bieżących statusów realizacji zamówień. Widzą, czy dane zamówienie oczekuje na pakowanie, czy może jest już spakowane i czeka na odbiór przez kuriera. Dzięki integracji z systemem firmy kurierskiej, mogą śledzić drogę paczki do odbiorcy oraz sprawdzić aktualny status doręczenia.

Jakie korzyści dał system ERP dla produkcji farmaceutycznej

„Wdrożenie Comarch ERP XL wraz z aplikacją RMS Wysyłki usprawniło zarządzanie procesami produkcyjnymi oraz dystrybucyjnymi. System umożliwia efektywne zarządzanie przepływami surowców oraz monitorowanie poziomu zapasów. Dzięki temu możemy  optymalizować zakupy surowców oraz lepiej planować produkcję. Osiągnęliśmy zmniejszenie poziomu zapasów surowców w magazynie o 25%” – mówi Dawid Krysiak – Prezes firmy ForMeds Sp. z o.o.

Artykuł ERP dla produkcji farmaceutycznej pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Imogena Sp. z o.o. jest wiodącym dystrybutorem sprzętu laboratoryjnego oraz odczynników do mikrobiologicznej diagnostyki molekularnej. Sprzedaje najwyższej jakości zestawy diagnostyczne CE-IVD PCR/Real-time PCR do diagnostyki mikrobiologicznej i genetycznej. Dystrybuuje również sprzęt laboratoryjny (termocyklery, sekwencjonatory itp.) oraz akcesoria laboratoryjne. Swoją ofertę kieruje do laboratoriów diagnostycznych, szpitali i innych placówek medycznych. Imogena Sp. z o.o. podjęła decyzję o zakupie i wdrożeniu systemu Comarch ERP Optima.

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem systemu Comarch ERP

Imogena Sp. z o.o. poszukiwała elastycznego oprogramowania do zarządzania firmą, które sprostałoby rosnącym wymaganiom przedsiębiorstwa. Zarząd wiedział, że bez wdrożenia programu ERP nie jest możliwy dalszy rozwój firmy. Imogena Sp. z o.o. korzystała z programu finansowo-księgowego, który służył do ewidencjonowania dokumentów finansowych oraz sporządzania deklaracji podatkowych. Obsługa procesów gospodarki magazynowej, zamówień oraz sprzedaży, odbywały się poza systemem, podczas gdy komunikacja z przedstawicielami handlowymi pracującymi zdalnie opierała się na korespondencji mailowej oraz na kontaktach telefonicznych.

Specyfika branży w której działa Imogena Sp. z o.o. stawia przed nią spore wyzwania w zakresie ewidencji dat ważności (numer EXP) oraz numerów partii produktów (numer LOT). Dlatego niezwykle ważna jest kontrola stanów magazynowych pod kątem numerów serii (numer LOT). W związku z tym, system do zarządzania firmą powinien gwarantować szybki dostęp do informacji jakie numery LOT mają produkty przechowywane w magazynie oraz jakie partie towaru zostały dostarczone do poszczególnych klientów.

System Comarch ERP Optima dla dystrybutora wyrobów medycznych

Pierwszym etapem wdrożenia były konsultacje przedwdrożeniowe z przedstawicielami Imogena Sp. z o.o. Podczas spotkań konsultanci RMS System uzgodnili kluczowe obszary działalności firmy, a następnie przygotowali plan wdrożenia.

Dzięki temu że program Comarch ERP Optima jest zbudowany modułowo, możliwe było podzielenie wdrożenia na etapy. W pierwszym etapie konsultanci RMS System wdrożyli moduły Handel Plus oraz Księga Handlowa Plus wraz z modułami  Płace i Środki Trwałe. Następnie zintegrowali moduł kadrowo-płacowy z aplikacją Comarch PPK przeznaczoną do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych. W ostatnim etapie wdrożono moduł CRM.

Konsultanci RMS System zmodyfikowali wydruki systemowe poszczególnych dokumentów handlowych, tak aby dostosować je do specyfiki branży. Umożliwili również wysyłkę dokumentów za pomocą poczty e-mail bezpośrednio z systemu ERP.

Pełna kontrola nad stanami magazynowymi

Do systemu zaimportowano kartoteki towarowe oraz przyporządkowano je do odpowiednich grup towarowych. Umożliwiono opisanie każdego towaru datą ważności (numer EXP), numerem partii (numer LOT) oraz numerem seryjnym (numer SN). Informacje te są wprowadzane do systemu na etapie przyjęcia towaru od dostawcy. Dzięki temu w systemie dostępna jest informacja o wszystkich numerach partii oraz datach ważności produktów wraz z dostępnymi stanami magazynowymi. Pracownik Imogeny Sp. z o.o. przygotowujący dokumenty wydania zewnętrznego wybiera towar z konkretnej dostawy opisanej konkretnymi numerami. Taka organizacja procesów logistycznych wspiera proces przepływu produktów (tzw. traceability). Imogena Sp. z o.o. ma możliwość monitorowania i śledzenia drogi produktów, a w razie konieczności może je szybko wstrzymać lub wycofać z obrotu.

Rejestracja działań handlowych w module CRM

Dzięki wdrożeniu modułu CRM Plus uporządkowano pracę przedstawicieli handlowych pracujących poza siedzibą firmy. Handlowcy rejestrują w systemie każdą ofertę handlową przygotowaną dla poszczególnych klientów. Dzięki temu w jednym miejscu znajdują się wszystkie oferty przygotowane dla klientów. Każdy pracownik może szybko sprawdzić co ofertowaliśmy, dla kogo oraz w jakiej cenie. Konsultanci RMS System przygotowali dedykowane szablony graficzne dostosowane do wymogów branży.

Korzyści z wdrożenia Comarch ERP Optima

„Konsultanci RMS System dostosowali program Comarch ERP Optima do specyfiki działania naszej firmy, podczas gdy samo wdrożenie nowego oprogramowania nie spowodowało zakłóceń w działaniu przedsiębiorstwa. Gospodarka magazynowa została zoptymalizowana. Otrzymaliśmy narzędzie informatyczne, dzięki któremu możemy w szybki i łatwy sposób kontrolować numery LOT od dostawcy do klienta końcowego.” – mówi Jan Niechwiadowicz, prezes firmy Imogena Sp. z o.o.

Artykuł Comarch ERP Optima dla wyrobów medycznych pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.

Nowoczesny system ERP to zespół wyspecjalizowanych aplikacji tworzących ekosystem powiązanych ze sobą rozwiązań IT. Aplikacje desktopowe oraz mobilne są uzupełnione o mikrousługi. Umożliwiają one wymianę danych z zewnętrznymi serwisami rządowymi oraz z maszynami, dzięki czemu możliwe jest kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymi. Te wszystkie rozwiązania IT wymagają dużo więcej od infrastruktury niż kiedyś. Już nie wystarczy komputer z bazą danych i zainstalowaną aplikacją. Konieczny jest serwer, a nawet kilka serwerów, pełniących różne funkcje, które łącząc się ze sobą wymieniają się danymi w czasie rzeczywistym. Jest to szczególnie ważne w przypadku narzędzi analitycznych. Klienci oczekują, że dane będą przeliczane na każde żądanie, niezależnie od ich ilości, a sama operacja przeliczania nie obciąży serwera na tyle, aby spowolnić pracę pozostałych aplikacji. Dzisiaj tego typu narzędzia są dostępne już nie tylko dla dużych międzynarodowych firm. Można je z powodzeniem wdrożyć w mniejszych firmach rodzinnych. Wdrożenie systemu ERP warto więc rozpocząć od przeanalizowania dotychczasowej infrastruktury.

Elementy niezbędne do wdrożenia systemu ERP:

• licencje na oprogramowanie
• usługi związane z pracami wdrożeniowymi
• infrastruktura.

Z punktu widzenia firmy wdrożeniowej infrastruktura to element który po prostu nie ma przeszkadzać podczas wdrożenia systemu ERP, ani nie ma przeszkadzać w jego późniejszej eksploatacji. Infrastruktura ma być niewidoczna, niezawodna, bezpieczna, nie ma „rzucać kłód pod nogi”.

Dla firmy która decyduje się na wdrożenie systemu ERP jest to element którego nie widać. Często klienci są zaskoczeni, że przed wdrożeniem należy przyjrzeć się kwestii serwerów, bazie danych, systemowi operacyjnemu, komputerom, sieci, dostępom, oprogramowaniu antywirusowemu czy kopiom zapasowym.

Wielu klientów nie ma świadomości, że nieprawidłowo przygotowana infrastruktura może zakłócić ciągłość pracy i narazić przedsiębiorstwo na wymierne straty finansowe. Dlatego tak ważne jest, aby nie godzić się na kompromisy. Przed wdrożeniem systemu ERP należy wykonać rzetelny audyt infrastruktury którą dysponuje firma. Jeśli okaże się niewystarczająca, należy podjąć decyzję o jej modernizacji. Zawsze istnieje pokusa aby wykorzystać to co jest. Jednak jeśli już na starcie zasoby są niewystarczające, problemy z eksploatacją systemu będą wracać, za każdym razem powodując coraz większe kłopoty.

Oczekiwania wobec infrastruktury we wdrożeniu systemu ERP:

• Wysoka dostępność, niezawodna ciągłość działania
• Bezpieczeństwo dostępu do danych, w tym do kopii zapasowych
• Niskie koszty wdrożenia i utrzymania
• Elastyczność modelu licencjonowana
• Profesjonalne wsparcie zapewnione przez dedykowanych specjalistów
• Zgodność z RODO (możliwość wskazania fizycznej lokalizacji danych klienta)
• Zachowanie kontroli nad fizyczną infrastrukturą

Obecnie obserwuje się przejście od fizycznych serwerów do rozwiązań chmurowych. Fizyczne serwery są tańsze, jednak nie zapewniają takiego poziomu bezpieczeństwa jak chmura. Zadaniem stawianym przed projektantem infrastruktury jest znalezienie balansu pomiędzy efektywnością kosztową a bezpieczeństwem i wygodą pracy. Często stosowanym rozwiązaniem jest wirtualne datacenter, które pozwala wykreować własne środowisko IT bez kosztowanych inwestycji.

Artykuł Wdrożenie systemu ERP a infrastruktura serwerowa pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.