EKO-PŁYTA to polska firma rodzinna działająca na rynku od 1995 roku. Jest to firma produkcyjna oferująca produkty dla przemysłu meblarskiego. Przedsiębiorstwo prężnie rozwija się  zdobywając liczne nagrody i wyróżnienia branżowe.
Digitalizacja wszystkich obszarów działania firmy stanowi priorytet dla Zarządu. W 2012 roku wdrożono system Comarch ERP XL, co stanowiło bazę do dalszej informatyzacji firmy. Praca fabryki jest zorganizowana zgodnie z ideą Produkcji 4.0. Oznacza to, że systemem ERP jest zintegrowany z maszynami produkcyjnymi i innymi aplikacjami wspierającymi procesy składania zamówień oraz procesy produkcyjne. Kolejnym krokiem w digitalizacji przedsiębiorstwa był elektroniczny obieg dokumentów.

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów

Ze względu na dynamiczny rozwój firmy, Zarząd EKO-PŁYTA podjął decyzję o informatyzacji kolejnego obszaru przedsiębiorstwa. Firma przestrzega ściśle określonej ścieżki akceptacji faktur kosztowych, w konsekwencji procesowanie rosnącej liczby dokumentów pochłaniało coraz więcej czasu. Nieobecność w biurze jednej z osób zaangażowanych w proces obiegu dokumentów powodowała opóźnienia. Skutkiem tego zaległe dokumenty generowały zator w sekretariacie. Istotne więc było wyeliminowanie sytuacji, w której dokumenty są zbyt długo przetrzymywane przez pracowników. Przesłanki te skłoniły kierownictwo firmy do podjęcia decyzji o całkowitej digitalizacji przechowywania i obiegu dokumentów w firmie.

Wdrożenie Comarch DMS z wykorzystaniem usługi OCR

Konsultanci RMS System przeanalizowali procesy obiegu dokumentów w firmie EKO-PŁYTA i zamodelowali elektroniczny obieg dokumentów w aplikacji Comarch DMS, która stanowi rozszerzenie systemu Comarch ERP XL. Oba systemy pracując na jednej bazie danych wykorzystują te same słowniki danych. Dzięki temu generowanie przeprocesowanych dokumentów z DMS do ERP daje gwarancje spójności danych bez duplikowania i ręcznego przepisywania informacji.

Wdrożeniowcy RMS System odwzorowali ścieżkę obiegu dokumentów. Wszystkie faktury kosztowe są skanowane i zapisywane we folderze umieszczonym na dysku sieciowym. Następnie zeskanowane dokumenty są pobierane z folderu, przetwarzane przez algorytmy OCR (automatycznego rozpoznawania testu) i automatycznie wprowadzane do obiegu w aplikacji DMS. Algorytm uzupełnia dane kontrahenta (na podstawie weryfikacji NIP), numer dokumentu, datę wystawienia faktury, datę zakupu oraz datę płatności, a także kwotę netto.

Aplikacja sprawdza czy dany dokument już istnieje w systemie.  Jeśli wykryje duplikat, ostrzega przed dwukrotnym wprowadzeniem tej samej faktury. Następnie pracownik sekretariatu weryfikuje dane z nagłówka  faktury i przekazuje dokument do odpowiedniego pracownika w celu opisu merytorycznego. Następnie faktura trafia do Zarządu. Po akceptacji dokument zostaje przekazany do działu finansowego, gdzie jest opisywany analitycznie. Następnie, z poziomu aplikacji Comarch DMS, za pomocą jednego przycisku, system generuje do Comarch ERP XL dokument kosztowy, przypisany do odpowiedniego rejestru VAT.

Jakie korzyści dał elektroniczny obieg dokumentów

Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów EKO-PŁYTA uporządkowała i usprawniła procesy związane z obiegiem faktur kosztowych. Dzięki temu uzyskała pełną transparentność procesu. Każda zainteresowana osoba może łatwo sprawdzić na jakim etapie znajduje się wybrany dokument. Na każdym kroku obiegu dokumentu wyznaczone osoby otrzymują mailowe powiadomienia o konieczności wykonania akcji. Po kliknięciu w link znajdujący się w powiadomieniu, pracownik zostaje przekierowany do aplikacji DMS bezpośrednio do danego kroku.

Wykorzystanie usługi OCR pozwoliło na znaczne przyśpieszenie wprowadzania dokumentów do systemu oraz ograniczyło liczbę potencjalnych błędów.

Ciągłość procesu nie zależy już od obecności wszystkich pracowników biurze. Akceptowanie dokumentów jest możliwe w trybie zdalnym przy wykorzystaniu urządzenia mobilnego z przeglądarką www lub smartfona z aplikacją iOS lub Android.

Artykuł Elektroniczny obieg dokumentów w firmie produkcyjnej pochodzi z serwisu RMS SYSTEM.