Systemy ERP 2.0 to już nie tylko program do rejestrowania faktur i księgowania. Dzięki elastycznej formie pracy z aplikacją funkcje ERP 2.0 można dostosować się do bieżących potrzeb użytkownika, który musi pracować operacyjnie; wysyłać maile, umawiać się na spotkania, pracować mobilnie - zdalnie, kontrolować przepływ pracy, uczestniczyć w kluczowych procesach sprzedażowych (np. zatwierdzać zamówienia powyżej jakiejś kwoty), płacić przelewy. 

 RMS System - Chmura ERP

Potrzeby użytkowników się zmieniają...

Dotychczasowe systemy ERP to aplikacje głównie służące jako kalkulatory: obliczają płace, podatki, drukują deklaracje, prowadzą magazyn wystawiają faktury czy zamówienia. Natomiast obecnie jasny podział pomiędzy klasycznym zakupem i sprzedażą się zaciera. Na przestrzeni ostatnich lat znacznie zmieniła się forma pracy, którą wykonują firmy handlowe - bardzo niewiele pozostało już klasycznych hurtowni, biznes przeniósł się do Internetu, mnóstwo produktów kupuje się w sklepach www. To pociąga za sobą konieczność integracji systemu ERP 2.0 ze stroną www, portalami sprzedażowymi (np. allegro, wszystko.pl).

Handlowcy stali się mobilni - to oni  jeżdżą do klientów i prezentują produkty, uczestniczą w spotkaniach, często uzgadniają warunki zakupów. Wszytko to musi się dziać również on-line. Handlowiec musi mieć dostęp do danych na temat klienta, jego zakupów, zainteresowań.  W rozmowie z klientem przydaje się bieżąca znajomość stanu płatności, etapu realizacji ostatnich zamówień, czy zgłoszonych reklamacji. Obecnie to właśnie tą wiedzą zdobywa się klienta, a co najważniejsze - można go w ten sposób zatrzymać przy sobie i skutecznie z nim pracować. Cenna jest możliwość bieżącego kontrolowania bazy towarowej, stanu zamówień, dostepności zakupów, czasu dostawy - aby jak najsprawniej prowadzić negocjacje z klientem.

 

Jaka idea przyświeca firmie RMS przy tworzeniu rozwiązań indywidualnych?

Większość firm oferujących systemy ERP 2.0 stworzyła własny system pracy, który trudno odwzorować z sztywnym systemie. ERP 2.0 cechuje ogromna elastyczność konfiguracji w odpowiedzi na potrzeby. RMS z powodzeniem dostosowuje rozwiązania ERP do potrzeb klientów, trzymając się przy tym  pewnych zasad:

1. Minimum 90% procesów powinno być realizowanych przy pomocy interfejsu opartego na idei "jednego przycisku" (Next). 

Pracownicy powinni rejestrować dane w systemie w sposób standaryzowany – system musi udostępniać możliwość łatwej konfiguracji, w celu dostosowania do specyficznych potrzeb, np. dla rejestracji kontrahenta system powinien umożliwiać wybór maksymalnie kilkunastu pól do wypełnienia obowiązkowego, pozostałe dane powinny się uzupełnić automatycznie.

 

2. W systemie ERP 2.0 zaciera się granica pomiędzy klientem wewnętrznym (interfejs dostępny dla pracowników) a klientem zewnętrznym (interfejs dostępny dla klientów).

System powinien udostępniać interfejs dla klientów podobny do sieciowych gier komputerowych – system ERP 2.0 będzie platformą do wirtualnych spotkań z klientami (wspólna praca nad projektem, zespołowe składanie zamówień, konsultacje, interaktywne przygotowanie oferty).

 

3. Interfejs jest kontekstowy – w danym kroku procesu są dostępne tylko potrzebne operacje oraz potrzebne informacje.

System ERP 2.0 powinien udostępniać informację kontekstową – kontekstowość powinna być konfigurowalna i hierarchiczna, tzn. w różnych krokach procesu realizowanego w systemie powinny być dostępne informacje przydatne w danym kroku, być może w formie zebranego menu z możliwością rozwinięcia do postaci bardziej szczegółowej.


W danym kroku dostępne operacje powinny być dostępne w taki sposób, aby te które są najczęściej wykonywane były pod ręką (adaptacyjność, hierarchiczność).

 

4. Podstawowym interfejsem jest interfejs "webowy" WWW

Obecnie podstawowym typem interfejsu powinien być interfejs oparty na przeglądarce, a architektura systemu powinna umożliwiać uruchomienie interfejsu na dowolnym urządzeniu (obecnie stacja robocza, laptop, tablet, telefon) w dowolnym miejscu z dostępem do internetu. Interfejs powinien być możliwie najprostszy.

 

5. System ERP 2.0 powinien być oparty na standardowym systemie zintegrowanym klasy ERP realizującym podstawowe procesy tak, aby były zgodne z wymaganiami prawnymi:

  • Księgowość
  • Kadry i płace
  • Sprzedaż
  • Zamówienia
  • Serwis
  • Controling

 

Ważne by system zintegrowany zapewniał zgodność z wymogami ustawy o rachunkowości oraz ustawodawstwem podatkowym (dokumenty, rejestry, możliwość generowania deklaracji), zgodność w zakresie zarządzania pracownikami (Kadry i płace - stawki, płace, urlopy), stan magazynów, rozrachunki z kontrahentami, sprawozdawczość (np. GUS, Intrastat).

 

6. Standardowy system zintegrowany nie daje żadnej przewagi biznesowej – raczej jest warunkiem koniecznym funkcjonowania przedsiębiorstwa na rynku.

Praktycznie każda firma używa jakiegoś systemu zintegrowanego – standardowe systemy są kompromisem pomiędzy wymaganiami kontrahentów, technicznymi możliwościami zbudowania uniwersalnego systemu dla wszystkich a zgodnością z wcześniej wdrożoną funkcjonalnością. Dlatego tak wiele funkcji jest dostępnych nie tam gdzie użytkownik ich potrzebuje, ale tam gdzie projektantom udało się je umieścić.

 

7. System zintegrowany powinien być uzupełniony indywidualnie zaprojektowanym systemem realizującym specyficzne procesy organizacji zintegrowanym ze standardowym systemem ERP.

Przewagę biznesową organizacji może dostarczyć dodatkowe oprogramowanie ściśle zintegrowane ze standardowym systemem klasy ERP, który pozwala realizować specyficzne procesy biznesowe zgodnie z logiką i potrzebami przedsiębiorstwa.